Veranstaltungen eröffnen und beenden

PRAXIS: Sie sind als Moderator einer Veranstaltung engagiert und sollen diese den Tag über begleiten. Dazu gehört, die Veranstaltung zu eröffnen und zu beenden. Damit können Sie die Atmosphäre wesentlich steuern und dafür sorgen, dass der Tag in Erinnerung bleibt.

Vorher heißt es natürlich, vor allem den Raum und die Technik zu begutachten und zu testen. Und natürlich haben Sie sich den Ablauf mit genauen Uhrzeiten auf Karteikarten notiert. Eine große Wanduhr am Ende des Saales erspart Ihnen den Blick auf die Uhr. Sprechen Sie mit allen, die an der Organisation beteiligt sind und gehen den Ablauf einzeln durch. Und wenn die Referenten oder Gesprächsgäste eintreffen, freuen diese sich über ein kurzes Gespräch mit Ihnen. Sie sollten sich als Gastgeber verstehen. Dann geht es los:

• Die Zuschauer werden erst dann in den Raum gebeten, wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind. Allerdings heißt das noch nicht, dass alle der Aufforderung folgen. Hier hilft nur ein klassisches Instrument: Die Handglocke. Sollte zu Ihrer Standard-Ausrüstung gehören.
• Wenn alle sitzen, heißt das noch nicht, dass sie ihre Aufmerksamkeit auf die Bühne richten. Ein Tipp: Ein kurzer musikalischer Auftakt – Trailer oder Jingle – von 15 bis 20 Sekunden hilft auf jeden Fall. Witziger Tipp: Sie können eine Präsentation ablaufen lassen auf der Leinwand, auf der nacheinander jeder Teilnehmer namentlich begrüßt wird. Das ist ein Hingucker und lässt die Gespräche verstummen.
• Die Eröffnung unterscheidet sich kaum von der einer guten Rede bzw. eines guten Textes. Sie machen deutlich, dass das, was auf die Zuhörer zukommt, interessant, spannend und wichtig ist. Dazu lassen Sie alles Überflüssige weg, z.B. Fragen, ob Sie zu verstehen sind (das haben Sie vorher getestet), das bekannte Programm referieren, die Referenten aufzählen, für das zahlreiche Erscheinen danken…
  Stattdessen vielleicht einen aktuellen Anlass, eine Schlagzeile zitieren, Entwicklungen aufzeigen, Anlass beschreiben, dazwischen sich selbst vorstellen (also nach der Einleitung die Begrüßung und der Hinweis: „Mein Name ist Peter Müller und ich darf Sie durch den Tag begleiten…“) Und dann die Anmoderation des ersten Beitrags.
• Immer gut ist es, wenn es Ihnen gelingt, die Zuschauer einzubinden. Ideen dazu:
  Nach der Eröffnung können Sie mit dem Hinweis, dass die Veranstaltung ja auch der Vernetzung untereinander dienen soll und die wenigsten sich vermutlich kennen, die Zuhörer bitten, sich 60 Sekunden lang mit den linken und rechten Nachbarn bekannt zu machen. Das löst erst Überraschung, dann lebhafte Aktivitäten aus und sollte – auch wenn es schwer fällt – nach 60 Sekunden konsequent beendet werden.
  Sie gehen mit einem Handmikrofon ins Publikum und sammeln Fragen ein. Das Mikrofon aber nicht aus der Hand geben, stattdessen die Fragenden zum Rand der Sitzreihe kommen lassen und neben ihnen stehen.
  Nach Pausen Anlässe suchen, das bisher Erlebte kurz zu reflektieren. Wenn Sie z.B. gesehen haben, dass sich Menschen angeregt unterhalten haben, können Sie – nach Rücksprache natürlich – auf diese im Publikum zugehen und darauf ansprechen. Generell sind kurze Interviews mit Teilnehmern immer ein gutes Mittel.
• Zum Abschluss gilt das Gleiche wie zu Beginn: Nichts Überflüssiges, auf keinen Fall eine Bewertung einzelner Beiträge oder Organisatorisches, auch keine allgemeine Zusammenfassung. Sorgen Sie für ein Statement wie in einer guten Rede, etwas, das im Gedächtnis bleibt: Ein Appell, ein Fazit, eine Bitte, ein Dankeschön…

Quelle: Werner Lauff: Perfekt schreiben, reden, moderieren, präsentieren. Schäffer Poeschel 2016, S.152-169