Jo-Jo-Effekt?

PRAXIS: Die Klagen sind so alt wie es Organisationen gibt: Viele Menschen verbringen zu viel Zeit in Besprechungen und haben nicht genug Zeit für ihre „eigentliche“ Arbeit. Nun liest man immer häufiger davon, dass Unternehmen an einzelnen Tagen Besprechungen untersagen. Hilft das? 

So viel scheint klar: Corona hat nicht für ein Nachlassen des Meeting-Marathons gesorgt, sondern eher für das Gegenteil. Nun kann man ja bequem vom Schreibtisch aus teilnehmen, man muss auch gar keine Pause zwischen zwei Besprechungen einhalten, um z.B. zum Ort des Treffens zu gehen oder zu fahren. Praktisch, nur leider extrem anstrengend. 

Eine Wissenschaftlerin hat in ihrer Verzweiflung viermal im Jahr eine meetingfreie Woche ausgerufen. Bei Meta ist der Mittwoch besprechungsfrei, bei der Citigroup der Freitag. SAP schließt sich an und erklärt nun auch den Freitag zum „Focus Freitag“. Es gibt Studien, nach denen Kommunikation und Engagement nach der Einführung solcher Tage sich verbessern, dass die Produktivität sogar um bis zu 35% steigt (Liegt SAP richtig oder falsch?).

Meetingfreie Zeit

Skeptiker sehen solche Studien kritisch. Rückblickende Selbsteinschätzungen sind nicht wirklich zuverlässig. Ein anderer Grund zur Skepsis: Wenn die Besprechungen an einem Tag untersagt werden, könnte das zu einem Jo-jo-Effekt führen – dann werden eben die anderen Tage umso voller gepackt. Was dann wieder zu Produktivitätsverlust führen kann. Entsprechend hat man bei Google die meetingfreie Woche schon wieder eingestellt, und bei SAP sieht man die Sache auch nicht ganz so streng: „Wichtige Termine sind davon ausgenommen, es gibt keine Verbindlichkeit.“

Also bleibt alles wie es war? Das ist so eine Sache mit den „Verboten“. Stellt man fest, dass Menschen sich zu oft treffen, untersagt man die Treffen. Wäre es nicht schlauer, mal hinzuschauen, warum eigentlich so viele Meetings stattfinden und warum die Menschen darunter leiden? Die Frage ist ja völlig berechtigt: Sind sie wirklich notwendig und man verbietet sie am Freitag, wann finden sie dann statt? Oder wie wird der Zweck, dem die nicht stattfindenden Besprechungen dienen sollen, dann erreicht?

Reden hilft

Nun gibt es ja unzählige Ratgeber, die uns genau erklären können, wie man Meetings produktiv gestaltet. Nehmen wir also mal an, die Besprechungen sind alle sinnvoll und auch gut gemacht – dann haben Unternehmen ein Problem mit der Zusammenarbeit. Sie ist offenbar so gestaltet, dass der Laden ohne diese ständigen Treffen nicht funktioniert. Dann müsste man sich die Organisation mal genauer anschauen.

Oder aber viele Meetings sind gar nicht notwendig, es ginge auch prima ohne. Dann wäre auch die Frage, warum sie überhaupt angesetzt werden. Vermutlich aber ist es so, wie es schon immer war: Viele könnten deutlich kürzer und effizienter sein. Oder nur effizienter, dann würden die Menschen auch nicht so sehr unter ihnen leiden. Hier mal zwei sehr schlichte Empfehlungen, die garantiert wirken:

• Legen Sie IMMER zum Beginn eines Treffens GEMEINSAM die Tagesordnung fest. Die einzelnen Themen sollten natürlich vorher bekannt sein, aber die Reihenfolge wird am Anfang gemeinsam beschlossen. Nach dem Motto: Was muss heute auf jeden Fall geklärt / entschieden / vorgestellt / verabschiedet werden? Und welches Thema kann nach hinten rücken und ggfs. verschoben werden?
• Legen Sie die Dauer der Besprechung fest und halten sich unbedingt daran. Ist eine Stunde angesetzt, dann ist pünktlich Schluss – auf die Minute. In Kombination mit dem ersten Vorschlag bedeutet das: Alles, was in der Stunde nicht erledigt ist, wird ein anderes Mal besprochen.

Die Kombination der beiden „Spielregeln“ sorgt dafür, dass die Dinge, die den Teilnehmern auf den Nägeln brennen, wirklich geklärt werden und weniger bedeutsame sich irgendwie von selbst erledigen. Versprochen. Vor allem aber sorgen sie für Verlässlichkeit. Wenn ich weiß, dass wirklich nach 45 Minuten Schluss ist, gerate ich nicht in Stress, weil mal wieder mein ganzer Tag durcheinander gerät. Ausprobieren!

Ach ja: Es spricht natürlich überhaupt nichts dagegen, sich innerhalb von Bereichen darauf zu verständigen, z.B. keine Meetings zwischen 8:00 und 10:00 Uhr anzusetzen, wobei das nicht verhindert, dass dann in diesen Zeiten Treffen mit Kollegen aus anderen Bereichen oder mit Kunden stattfinden. Aber es sorgt zumindest dafür, dass der einzelne Mitarbeiter ein Stück Hoheit über die eigene Zeit zurückgewinnt.