27. Mai 2024

Management auf den Punkt gebracht!

Auftragsklärung zur Open Space Konferenz

PRAXIS: Anleitungen zur Durchführung einer Open-Space-Konferenz gibt es zu Hauf – ob im Internet, in Büchern oder anderen Publikationen. Daher wollen wir hier keine weitere hinzufügen, sondern lediglich auf einige Besonderheiten dieser wirklich wunderbaren Methode aufmerksam machen. Dann das ist sie: Ein so unglaublich einfaches wie auch faszinierendes „Medium“, innerhalb kürzester Zeit aus großen Gruppen energiegeladene „Zellen“ zu formen, die sich mit Begeisterung \nauf eine Vielzahl von Themen stürzen und zu – mehr oder weniger – hervorragenden Ideen und Lösungen finden.

Der Anlass ist in der Regel, dass eine Organisation ein bestimmtes Thema von einer größeren Gruppe diskutieren oder bearbeiten lassen möchte. Manchmal lautet der Auftrag sogar, „irgendetwas anderes“ als bei der letzten Konferenz zu machen, eben nicht immer wieder die gleiche Routine abzuwickeln. Dann schlägt die Stunde von „Open Space“. Das Besondere: Es gibt keine Tagesordnung, die wird erst \nvor Ort erstellt. Dennoch gibt es einige Bedingungen, die im Vorfeld zu klären sind, und diese betreffen die Absprachen zwischen Ihnen und dem Auftraggeber.
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Klären Sie mit dem Auftraggeber, worum es ihm genau geht.
Schlagen Sie „Open Space“ nur dann vor, wenn Sie überzeugt sind, dass es dem Auftraggeber auch wirklich um die Beteiligung der Betroffenen geht. Möchte er bestimmte Ergebnisse erzielen oder ist offensichtlich, dass er nur sehr eingeschränkte Fragestellungen bearbeiten lassen möchte, wählen Sie eine andere Workshop-Methode oder lehnen den Auftrag ab.

Klären Sie sehr sorgfältig, welche konkrete Fragestellung bearbeitet werden soll.
Mit der Fragestellung steht und fällt der Erfolg der Open Space Konferenz. Es gilt, die richtige Mischung zu finden zwischen Offenheit und Begrenzung. Eine eingeschränkte Frage wie „Wie soll der Vertrieb in Zukunft organisiert werden?“ z.B. bietet den Teilnehmer zu wenige Möglichkeiten, eigene Themen aufzustellen, entsprechend gering wird das Engagement sein. Eine Frage wie: „Wie können wir den Vertrieb optimieren?“ öffnet das Spektrum möglicher Themen und und damit den „Open Space“.

Finden Sie heraus, welche Tabuthemen es gibt!
Wenn Ihnen der Auftraggeber versichert, alle Themen seien erlaubt, lassen Sie sich nicht zu \nschnell beruhigen. Haken Sie nach, denn in der Regel finden Sie Bereiche, die nicht zur Diskussion stehen. Dies sind häufig Personalfragen („Einzelpersonen stehen nicht zur Disposition.“) oder strukturelle Themen („Wir haben gerade eine neue Organisation eingeführt, diese soll erst einmal die Chance zur Bewährung haben.“). Tabuthemen sind kein Problem, solange sie zu \nBeginn der Open Space Konferenz auch deutlich vom Auftraggeber adressiert werden.

Versichern Sie sich, dass der Auftraggeber bereit ist, Entscheidungen auch vor Ort zu treffen.
Es ist keineswegs die Ausnahme, dass in Open Space Konferenzen von den Teilnehmern Entscheidungen getroffen werden, die sie selbst umsetzen können. Nichts ist demotivierender, als wenn dann der Auftraggeber bremst und die Entscheidung vertagt. Machen Sie ihm bewusst, dass solche Situationen eintreten werden und er dann sorgfältig abwägen möge, ob er direkt zustimmen oder ablehnen kann oder ob eine Vertagung unverzichtbar ist.

Nach unseren Erfahrungen gelingt es nicht immer im ersten Gespräch, diese Voraussetzungen zu klären. Sie müssen damit rechnen,

  • … dass der Auftraggeber skeptisch ist, ob die Teilnehmer die wirklich wichtigen Themen \nnennen und bearbeiten werden. Eine klassische Antwort hierauf lautet: „Wenn es die richtigen Teilnehmer sind und es die richtige Fragestellung ist (d.h. dass sie allen wirklich auf den Nägeln brennt), werden die richtigen Themen gefunden – garantiert…“
  • … dass der Auftraggeber bezweifelt, ob genug Themen gefunden werden. Hier hilft zum einen, dass Sie ihm aus Ihrer Erfahrung garantieren, dass er sich keine Sorgen zu machen braucht. Sie können auch in einem kurzen Brainstorming durchspielen, welche Themen ihm zu der Frage einfallen – dann erübrigt sich oft schon die Diskussion…
  • … dass der Auftraggeber bezweifelt, dass sich alle engagieren werden („Auf meinen Informationsveranstaltungen meldet sich auch niemand zu Wort.“). Hier hilft der Verweis auf die richtige Fragestellung, und auf Ihre Erfahrung – und zur Not verweisen Sie auf Ihre Verantwortung als Moderator, genau hierfür zu sorgen…

Eine Ergänzung noch zu der Frage, ob es sinnvoll ist, eine offene Veranstaltung in Form einer Open Space Konferenz durchzuführen. Unsere Antwort: Nur dann, wenn die Teilnehmer ein gemeinsames Interesse an dem Thema und ein gemeinsames Ziel haben. Zu fragen: „Wie können wir das die Krankenstände in deutschen Unternehmen reduzieren?“ eignet sich u.E. kaum, weil die Ziele und Rahmenbedingungen je nach Herkunft der Teilnehmer sehr variieren können. Das Thema mit Mitarbeitern eines Verbandes zu bearbeiten wiederum kann durchaus gelingen.

(Nach: Carole Maleh: Open Space – Effektiv arbeiten mit großen Gruppen, Beltz 2001)

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