Enormer Schub

PRAXIS: Vor Corona fanden ca. 14% der Verhandlungen digital statt, heute liegt der Wert bei 73%. Online-Verhandlungen haben also einen enormen Schub erhalten (Sehen Sie mein Flipchart jetzt?), und wenn die Auswirkungen auch noch nicht wirklich umfassend untersucht werden konnten, so gibt es doch schon eine Menge an Erkenntnissen. Ich fasse die bisher berichteten Vor- und Nachteile zusammen, am Ende folgen eine Reihe von Empfehlungen für alle, die auch per Zoom und Co. erfolgreich verhandeln möchten.

Der bekannteste Nachteil ist häufig genug genannt worden: Es fehlt der direkte Kontakt, dabei gehen vor allem Informationen aus der non-verbalen Kommunikation verloren. Intuitive Win-Win-Lösungen entstehen oft durch nonverbalen Austausch, durch Gestik, Mimik und Sitzhaltung. Kann man sich vorstellen, oder? Ein Zwinkern hier, ein Lächeln, ein fast unmerkliches Nicken – und plötzlich ist man sich einig. Zudem fällt es schwerer, Empathie und Vertrauen zu entwickeln, vor allem in der Eröffnungsphase, die in Präsenzverhandlungen in der Regel mit Smalltalk eingeleitet wird.

Der Blickkontakt entfällt nahezu völlig, es gibt Studien, die zeigen, dass dieser prosoziales Verhalten auslöst, „gehaltener Augenkontakt mit erhöhtem Selbstwert einhergeht und dass Frauen mehr vom direkten Blickkontakt profitieren als Männer.“ Letztlich hapert es auf der Beziehungsebene, der Aufbau einer persönlichen Beziehung fällt schwerer.

Vor allem fehlt der gemeinsame äußere Kontext. Wenn wir denken, wird dieses Denken immer auch durch den Raum, in dem wir uns dabei befinden, beeinflusst. So können wir Dinge viel besser erinnern, wenn wir uns beim Erinnern in dem gleichen Umfeld befinden wie beim Lernen (Wesenszüge des digitalen Streits). Die Umgebung, in der Verhandeln und Verhandlungen stattfinden, beeinflusst das Ergebnis, sie hat nicht nur symbolische, sondern auch funktionale Aspekte. Wie zum Beispiel im Gerichtssaal die Richterbank, die entsprechenden Respekt einflößt. Und schließlich sind die Hürden, sich online einzubringen (vor allem in Runden mit vielen Teilnehmern) noch höher als offline. Was zum Problem führt, dass Ideen und Informationen nicht komplett geteilt werden, wodurch die Lösungsfindung erschwert wird (Über die Ferne).

Aber, so die wichtigste Erkenntnis: Das meiste lässt sich nicht nur kompensieren, sondern vieles funktioniert online sogar besser. Immerhin gaben 71% der Befragten (Sehen Sie mein Flipchart jetzt?) an, dass die Verhandlungsergebnisse nicht schlechter als offline waren, 20% erlebten sie sogar als besser. Also nicht lange mit den Nachteilen aufhalten, hier kommen die Vorteile:

• Kosten und Aufwand sind geringer – niemand fliegt mehr für einstündige Verhandlungen um die Welt.
• Die einerseits bemängelte Distanz zwischen den Parteien kann auch zur Ressource werden. Tatsächlich führt Distanz dazu, dass die Probleme abstrahiert werden und so die Lösungsfindung erleichtert. 
• Was einerseits den Aufbau einer Beziehung erschwert (der äußere Rahmen), wird gleichzeitig zur Chance: Mit teuerer Kleidung protzen, pompöse Büros und Sitzungssäle, beeindruckende Verhandlungsräume – all das entfällt.
• Damit kann der Fokus viel stärker auf der Sache liegen. Es geht mehr um Fakten und Argumente, die Gefahr, dass Emotionen die Oberhand gewinnen, ist geringer.

Dennoch, so das Ergebnis der Umfrage im Harvard Business Manager, wollen drei Viertel aller Befragten nach der Pandemie zu Präsenzverhandlungen zurückkehren. Mal abwarten, ob das wirklich geschieht. Für alle anderen hier die wirklich hilfreichen Tipps aus den Quellen, allen voran der managerSeminare (Von Kachel zu Kachel).

Vorbereitung ist alles

Vorweg: Hilfreich ist allemal, sich mit den einschlägigen Online-Tools auszukennen. Im Moment hätte man damit sogar eine gute Chance, die Fäden in der Hand zu halten, bis alle auf dem Stand der Technik sind. Also eben nicht das Flipchart hinter sich zu stellen und dann vor der Kamera anfangen zu malen, sondern sich mit den passenden Kollaborationstools vertraut machen. Außerdem:

• Sich Zeit für Small Talk nehmen – vor allem, wenn die Beteiligten sich noch nicht sonderlich gut kennen. In der Umfrage wird berichtet, dass digitale Verhandlungen als kürzer und härter empfunden werden, daher sollte Zeit für den persönlichen Beziehungsaufbau eingeplant werden.
• Eine Agenda vorbereiten: In der Möglichkeit, direkt am Bildschirm zu visualisieren, liegen viele Chancen. Eine besteht darin, den anderen Teilnehmern an der Verhandlung eine Agenda vorzuschlagen: 10.00 Uhr Ankommen und Small Talk, 10:10 Uhr: Interessen austauschen, 10:30 Uhr: Gemeinsamkeiten und Unterschiede usw. Und sich dann auf das Vorgehen einigen.
  Damit kann man im weiteren Verlauf immer wieder auf diesen roten Faden verweisen und bei Abschweifungen zum Thema zurückführen.
• Material vorbereiten – ob das nun Daten und Fakten sind oder Charts, die dann gemeinsam gefüllt werden (Stichwort Interessen, Unterschiede, Gemeinsamkeiten etc. oder auch Ergebnisse vorangegangener Verhandlungen)
• Geben-Nehmen-Bilanz – ein Tool, das eigentlich in jede Verhandlung gehört, aber in Präsenzverhandlungen viel schwieriger einzusetzen ist. Wer steht schon auf und fängt an, eine solche auf ein Flipchart zu malen? Das hat meist einen eher belehrenden Charakter. Online ist das kein Problem – und so werden Schieflagen und Ungleichgewichte schnell sichtbar.
  Überhaupt: Zwischendurch die Ergebnisse zu visualisieren, um so alle auf den gleichen Stand zu bringen, ist online schlichtweg einfacher und sehr zu empfehlen.
• Pausen einlegen: Zum einen sind Online-Verhandlungen deutlich anstrengender, weil der Fokus ununterbrochen auf das Geschehen gerichtet ist. Anderseits ergeben sich Pausen nicht von selbst, zum Beispiel dank nonverbaler Signale (Gähnen, Recken und Strecken…). Sie anzumelden ist aber wesentlich weniger aufwändig, man kann einfach vorschlagen, 5 Minuten Pause zum Besinnen einzulegen, dann ist man mit einem Klick raus und wieder dabei. In Präsenzverhandlungen dauert es mitunter lange, bis man alle wieder am Tisch hat, daher greift man hier seltener zu diesem Mittel.
• Spickzettel: Solche wird es auch in Präsenzverhandlungen geben, aber das ist deutlich schwieriger. In Online-Verhandlungen kleben Zettel an der Wand hinter dem Bildschirm, ein unauffälliger Seitenblick genügt, und man muss sich nachher nicht ärgern, dass man ein wichtiges Argument übersehen hat. 
• Unsichtbarer Buddy – ein Kollege, der nicht sichtbar ist, kann den Verlauf beobachten, Hinweise geben durch Handzeichen oder Zettel. Das kann und sollte vielleicht sogar kommuniziert werden und den Kollegen vorstellen, der einen unterstützt.

Weitere Tipps: 

• Achten Sie darauf, dass Ihr Bildschirm „sauber“ ist. Wie oft hat man noch Programme offen, die in der Verhandlung nicht benötigt werden, und es kann schon peinlich werden, wenn man den Bildschirm teilt und dann das Mailprogramm auftaucht mit den letzten Kontakten, die man lieber nicht teilen möchte.
• Um noch sicherer zu gehen, dass nichts Vertrauliches auftaucht, installiert man einen eigenen Verhandlungscomputer, auf dem ausschließlich die Dokumente liegen, die für die Verhandlung benötigt werden.
• Die andere Partei vorbereiten, indem man ihr die Dokumente vorab schickt, die man einsetzen möchte – mit der Bitte, Dinge zu ergänzen und ebenfalls Dokumente zu teilen. Dann ist die Gefahr geringer, dass plötzlich Inhalte auftauchen, von denen man noch nie etwas gehört hat.
• Und vor allem: Üben Sie den Umgang mit der Technik. Wie schon erwähnt: Vorbereitung ist die halbe Miete.