Grenzen festlegen

PRAXIS: Die Zeit, die uns zur Verfügung steht, ist begrenzt. Die Versprechungen vieler Tools lauten: Wir helfen euch, diese Zeit optimal zu nutzen, nach dem Motto: Zeit ist Geld. Die Folge: Wir verdichten die Zeit, erhöhen die Effizienz, aber es geht uns schlechter. Mit dem Tipp vielleicht nicht: Legen Sie Ihre Grenzen fest.

Drei Beiträge im Harvard Business Manager widmen sich dem Thema, und ich bin erschüttert, wie banal sie daherkommen. Gibt es zum Zeitmanagement wirklich noch etwas Neues zu berichten? Außer, dass wir in Corona-Zeiten dank Homeoffice noch weniger Pausen als zuvor machen und deutlich mehr Aufgaben in die vorhandenen Zeitfenster stopfen („Der Tag ist deutlich dichter geworden“). Ist ja auch klar: Hier entfällt sogar der Gang von einem Konferenzraum in den nächsten, nahtlos können wir Meeting an Meeting reihen. Es gibt auch keinen Weg in die Kantine, keine Fahrt zum Arbeitsplatz, während der wir unsere Gedanken sortieren können. Zudem entfällt der gemeinsame Smalltalk in der Kaffeeküche. 

Woher bekommen wir da überhaupt noch Anregungen für neue Ideen? Der folgende Tipp hat damit gar nicht mal viel zu tun, aber als ich ihn las, fiel mir auf, dass wir ihn so unter der Rubrik „Zeitmanagement“ noch nicht veröffentlicht haben.

Es geht um Aufgaben, die wir uns für einen Tag vornehmen. Also z.B. „Ich schreibe heute 10 Seiten meines neuen Buches!“ – „Ich mache heute 40 Liegestütze!“ – „ich räume heute 40 E-Mails auf!“ – „Ich arbeite heute zwei Stunden am neuen Vertriebskonzept!“ – „Ich rufe acht Kunden an!“ usw.

Solche Dinge finden sich üblicherweise auf To-do-Listen. Und dann stellen wir fest, dass wir, wenn überhaupt, gerade mal die Hälfte davon geschafft haben. Oder zwar angefangen haben, aber viel weniger als vorgenommen absolviert haben – eben nur fünf Seiten oder nur 1,5 Stunden usw.

Was hier hilft: Legen Sie Ihre Grenzen fest. Also schreiben Sie sich nicht auf: Ich räume 40 Mails auf!“ sondern: „Mindestens 20, höchstens 50!“ Oder „Mindestens fünf, maximal 10 Kunden.“ Und dann halten Sie sich daran – was deutlich einfacher ist, als wenn die vorgegebene Menge praktisch unverrückbar ist. Hat man den Mindestumfang geschafft, ist das Ziel schon erreicht. Ist man noch fit, macht man weiter, im Extremfall bis zur Obergrenze. Aber auf keinen Fall mehr, dann droht Erschöpfung und die Erwartungen steigen. Die Untergrenze sollte so bemessen sein, dass man den Schwung beibehält. Liegt sie zu niedrig, ist das eher nicht motivierend (Vier Tipps für mehr Energie).