24. Mai 2024

Management auf den Punkt gebracht!

Anwesende Abwesende

PRAXIS: Eigentlich ist es egal, ob es sich um ein Projektteam, ein Changeteam oder um eine „ganz normale“ Arbeitsgruppe handelt – dass ein Team aufgehalten wird, weil es nicht weiß, was wohl wichtige Stakeholder zu einem Thema sagen würden, kommt nicht selten vor. Statt zu warten, bis man diese erwischt, bietet sich diese Übung an.

Die Idee dahinter: Man möchte Entscheidungen treffen und sicher sein, dass man auch Aspekte berücksichtigt, die vielleicht niemand der Anwesenden auf dem Schirm hat, aber Menschen, die man nicht übergehen möchte, sehr interessieren. Also bindet man sie „symbolisch“ ein, und zwar in sechs Schritten:


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  1. Stakeholder benennen: Die Gruppe sammelt alle Stakeholder, die für das betreffende Thema wichtig sind und hält sie auf einem Flipchart fest. Wer nicht anwesend ist, wird farbig markiert.
  2. Priorisieren: Mithilfe einer Punktabfrage werden die Stakeholder priorisiert mit der Frage: Welche der genannten Personen ist für den Erfolg unseres Vorhabens besonders wichtig?
  3. Casting: Nun wählt man Personen oder Kleingruppen, die in die Rolle der abwesenden wichtigen Stakeholder schlüpfen sollen. Diese werden so im Raum platziert, dass sie die restliche Gruppe bei der weiteren Diskussion gut beobachten können. Wobei darauf zu achten ist, dass nicht mehr Stellvertreter der Stakeholder als Teammitglieder übrig bleiben, ansonsten holt man lieber noch Menschen hinzu, die die Beobachterrolle der abwesenden Stakeholder übernehmen können.
  4. Diskussion mit den Abwesenden: Die Diskussion wird an der Stelle fortgeführt, an der die Abwesenden vermisst bzw. deren Meinung gewünscht wurde. Die Stellvertreter können sich ab jetzt einbringen.
  5. Feedback: In regelmäßigen Abständen fragt der Moderator die Stellvertreter nach ihren Eindrücken, Meinungen, Wünschen und Gefühlen, damit auch Dinge aufgedeckt werden, die vielleicht das Team selbst gar nicht auf dem Schirm hatte.
  6. Über die Bücher gehen: Das Team überlegt zum Abschluss, was es mit den neu gewonnenen Informationen anfangen will, wie diese in das weitere Vorgehen einfließen sollen. Die Stellvertreter werden dann ein letztes Mal um Feedback gebeten und schließlich mit einem Dankeschön entlassen.

Ich kann mir vorstellen, dass diese Übung Spaß macht und auch mal ganz spontan ohne großen Aufwand eingesetzt werden kann, wenn jemand sagt: „Ich weiß nicht, was XY davon halten wird, aber den können wir ja jetzt nicht fragen…“

(Nach Olaf Hinz: Change Maker, Vahlen 2020 S.72)

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