von PRAXIS: Egal ob in einer klassischen Linienorganisation, einer Projekt- oder kollegial geführten Organisation: Der Bedarf nach gegenseitigem Austausch über Abteilung- und Teamgrenzen hinweg ist immer vorhanden. Hier ein Format, in dem Anliegen zeiteffizient und offen besprochen werden können, ohne dass es zwingend zu Entscheidungen kommt.
Das Vorgehen ist klar strukturiert und sorgt dafür, dass die Themen, die viele Teilnehmer interessieren, zügig besprochen werden. Ob das ein Problem ist, über das sich jemand mit Kollegen austauschen möchte, eine neue Idee, Erfahrungen aus einem Konferenzbesuch, Organisatorisches, Rückmeldungen von Kunden – erlaubt ist jedes Thema.
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Die Runde sollte an einem festen Termin stattfinden und eine maximale Dauer festgelegt werden (je nach Gruppengröße 30 bis 120 Minuten). Der Teilnehmerkreis steht fest, z.B. alle Mitarbeiter einer Abteilung, oder eines Bereiches, oder benachbarte Teams….
Zu Beginn wird ein Moderator gesucht, wenn dieser feststeht, sammelt er die Themen ein – entweder auf Zuruf am Flipchart oder auf Zetteln, die ihm von den Teilnehmern gereicht und an eine Pinnwand gehängt werden. Dann wird unkompliziert die Priorität festgelegt, z.B. durch Handzeichen. Jeder kann drei Mal die Hand heben, die Zahl der Stimmen wird auf dem Zettel notiert. Entsprechend der Strichliste wird die Reihenfolge der Themen festgelegt.
Derjenige, der das Thema genannt hat, ist sodann frei, sein Anliegen so wie er möchte zu behandeln: Es entweder nur präsentieren, um Meinungen bitten, andere nach ihren Erfahrungen fragen usw. Es wird dabei nichts entschieden. Jedem Thema steht eine vorab festgelegte Zeit zur Verfügung, z.B. acht Minuten. Ist die Zeit abgelaufen, bittet der Moderator die Teilnehmer, durch erhobenen Daumen für eine Verlängerung um zwei Minuten zu stimmen oder durch den gesenkten Daumen das Thema zu beenden. Gibt es mehr erhobene als gesenkte Daumen, geht es zwei Minuten weiter, dann wird erneut abgestimmt.
Anschließend geht es direkt zum nächsten Thema. Anliegen, die nicht behandelt werden, weil die Gesamtzeit abgelaufen ist, kann der Betreffende beim nächsten Diskussionsmarktplatz wieder einbringen, sie werden nicht automatisch wieder auf die Agenda gesetzt.
Einige ergänzende Tipps: Die wesentlichen Inhalte sollten stichwortartig protokolliert, am Ende abfotografiert und verteilt werden. So werden auch diejenigen, die nicht dabei waren, über die Anliegen informiert. Am Anfang ist die knappe Zeit gewöhnungsbedürftig, aber wenn die Treffen regelmäßig stattfinden, freunden sich die Mitarbeiter mit der Begrenzung an. Für die Atmosphäre ist ein offener Raum besser, also kein fest eingerichteter Besprechungs-, sondern z.B. ein offener Durchgangsraum. Und je mehr Mitarbeiter die Chance bekommen, an dem Diskussionsmarktplatz teilzunehmen, desto besser.
(aus: Österreich / Schröder: Das kollegial geführte Unternehmen. Vahlen 2017 S.265/266)
