Freiwillige Besprechungen

PRAXIS: Dass Meetings in vielen Fällen nicht sonderlich effektiv sind, ist keine wirklich neue Erkenntnis. Immer wieder zeigen Befragungen, wie unzufrieden Menschen mit der Art und Weise sind, in der Meetings abgehalten werden. Nach einer neuen Studie eines Präsentationssoftware-Herstellers soll sogar ein Drittel der Befragten angegeben haben, dass die Mehrzahl der Meetings völlig sinnlos sind. Tipps zur Optimierung gibt es genug – so auch wieder in der managerSeminare (Besser besprechen). Aber so alt der Jammer über die Meetings ist, so bekannt sind auch die meisten Tipps. Hier finden wir sie alle wieder:

1. Meetings nur dann abhalten, wenn sie wirklich nötig sind, sprich: Wenn ein Thema zeitkritisch ist. Ansonsten wird es abgesagt, es sei denn, es gibt ein grundsätzliches Thema und dafür ist auch Zeit vorhanden (hier kann man schon wieder kritisch hinterfragen: Sollte man sich nicht gerade für die grundsätzlichen Themen regelmäßig Zeit nehmen?)
2. Die Tagesordnung zu Beginn des Meetings von allen entwickeln lassen, so wie bei Open Space oder bei Bar Camps. Was dem ersten Tipp widerspricht.
3. Themen nicht im Besprechungsraum, sondern beim Spazierengehen bearbeiten, damit auch die stilleren Teilnehmer zu Wort kommen.
4. Statt des üblichen Besprechungstisches in U-Form auf den guten alten Stuhlkreis zurückgreifen – die Stimmung wird persönlicher, die Ablenkungen seltener.
5. Die bekannte Kopfstand-Methode verwenden: Wenn man auf ein Problem keine Lösung findet, einfach mal danach suchen, was das Problem noch schlimmer machen würde – und dann die Ideen ins Gegenteil verkehren.
6. Lösungen nicht im klassischen Brainstorming entwickeln, sondern jeder überlegt erst mal für sich und schreibt seine Ideen auf. Kennen wir doch schon ewig als Kartenabfrage, oder? Nur dass man heute wohl mit Post-its arbeitet…
7. Den Aktionsplan am Ende von allen unterschreiben lassen.

So etwas macht man einfach nicht

Mal abgesehen davon, dass hier bunt durcheinander alle möglichen Hinweise, die spezielle Moderationstechniken darstellen, zusammengewürfelt wurden: All das wird im Business-Alltag daran scheitern, dass „man so etwas einfach nicht macht“. Ein Meeting bedeutet nun mal: Wichtige Menschen sitzen um einen Tisch herum, es gibt eine feste Agenda, es gibt Präsentationen, eventuell noch eine vorgegebene Zeit pro Thema. Und im besten Fall am Ende ein Ergebnisprotokoll, das auch beeinhaltet, wer was bis wann zu erledigen hat. Manager kleben keine Post-its an Wände, sie setzen sich nicht in einen Stuhlkreis, sie erwarten eine klare Agenda. Und sie gehen schon gar nicht während eines Meetings spazieren.

Zum Glück lösen sich agile Unternehmen im Moment von diesem traditionellen Vorstellungen, wenn alle Teilnehmer vor einer Tafel stehen und den Plan für die nächsten zwei Wochen besprechen. Und sich offenbar auch zwischendurch Zeit für das Wesentliche nehmen.

Warum nicht Freiwilligkeit?

Ein Tipp allerdings, der auch in dem Artikel genannt wird, beschäftigt mich schon lange: Warum macht man nicht generell die Teilnahme an jedem Meeting freiwillig? Man legt einen Teilnehmerkreis fest, aber jeder entscheidet, ob ihm die Sache wichtig genug erscheint. Oder ob er sich lieber anderen Aufgaben widmet. Natürlich muss man dafür wissen, worum es bei dem Treffen geht, die Themen können und sollten natürlich rechtzeitig bekannt gegeben werden.

Und man kann trotzdem dem Rat folgen, die Agenda erst zu Beginn des Treffens gemeinsam aufzustellen, indem man zusammen festlegt, welches der Themen tatsächlich auf die Agenda gehört und in welcher Reihenfolge sie besprochen werden sollen.

Die Autorin in der managerSeminare schränkt den Rat gleich wieder ein, weil es ja angeblich Meetings gibt, bei denen alle anwesend sein müssen, wenn „es darum geht, sich gegenseitig auf Stand zu bringen oder gemeinsame Themen zu diskutieren.“ Wieso eigentlich? Wenn die Themen wirklich wichtig sind, werden die Menschen kommen. Weil sie eben auf einem Stand sein möchten. Oder weil sie mitreden und mit entscheiden möchten. Wenn ihnen andere Dinge aber wichtiger sind – warum sollten sie dann ihre Zeit auf einer Besprechung vertrödeln?

Jetzt wird es heißen: Vielleicht kann nicht jeder einschätzen, wie wichtig die Themen sind. Aber dann hat die Organisation ein ganz anderes Problem, dann fehlt es an Transparenz. Spätestens, wenn die Menschen erfahren, dass sie etwas verpasst haben, dass sie bei Entscheidungen nicht eingebunden waren, obwohl sie die Chance gehabt hätten, werden sie beim nächsten Meeting dabei sein. Vorausgesetzt, es wird gut moderiert. Und da hapert es leider immer noch sehr …