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PRAXIS: Eigentlich gibt es genügend Hinweise, warum so viele Besprechungen ineffizient und die Teilnehmer entsprechend unzufrieden sind. Verblüffend, dass das Problem aber weiter besteht und die Klagen über schlechte Meetings bleiben. Eine Ursache könnte man leicht beheben. Tatsächlich passiert es trotz aller Vorbereitung und Planung immer wieder, dass es zu einer Vermischung von Steuerung und Problemlösung kommt (Meetings ohne Frust).
Steuerungsthemen sind solche, bei denen die Entscheidungsgrundlagen bekannt sind, ausreichend Informationen vorliegen und auf dem Meeting Entscheidungen getroffen werden können. Probleme in einem Meeting zu lösen, erfordert hingegen ganz andere Formen. Man kann die Agenda noch so gut planen – wenn die Teilnehmer plötzlich anfangen, über Lösungsmöglichkeiten eines Problems zu diskutieren, läuft die Sache oft aus dem Ruder. Dann wird die vorgegebene Zeit überschritten und oft genug das Problem dennoch nicht gelöst. Was mitunter auch daran liegt, dass hierfür gar nicht die richtigen Teilnehmer am Tisch sitzen.
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Was tun?
Ganz einfach: Wenn klar ist, dass es bei einem Thema nicht darum geht, hier und jetzt eine Entscheidung zu treffen, sondern dass man es mit einem ungelösten Problem zu tun hat, dann wird „die richtige Steuerentscheidung zu dem Problem getroffen, ohne dabei das Problem sofort lösen zu wollen.“ Bedeutet nichts anders, als dass man sich darüber einigt, wie mit dem Problem weiter umgegangen wird. Alles, was zum Problem selbst diskutiert wird, ist eine erste Problembeschreibung. Sobald jemand anfängt, über Ursachen und mögliche Lösungen zu sprechen, wird dies unterbunden.
Also wird das Problem grob umrissen, dann das weitere Vorgehen geplant: Wie wollen wir weiter vorgehen? Wer übernimmt die Organisation des weiteren Vorgehens? Wer wird eingebunden? Wann wird über das Ergebnis berichtet?
In der Tat könnte man viele Meetings auf diese Weise verkürzen. Klingt ziemlich einfach, aber in der Praxis dürfte der Gewöhnungsprozess schwierig sein. Wie oft wird es wohl passieren, dass jemand mit einem „kleinen Problem“ aufwartet, bereits eine Idee zur Lösung hat und das Problem mal eben gelöst haben möchte? Dann stellt sich plötzlich heraus, dass andere Teilnehmer dazu durchaus eine andere Meinung haben und prompt ist man dabei zu diskutieren, ob die vorgeschlagene Lösung tatsächlich geeignet ist. Dann kommt der Nächste mit einer Alternative, die wiederum vom Nächsten abgelehnt wird.
Hier zu unterbrechen und darauf hinzuweisen, dass man in einer Problemlösungsdiskussion ist und diese woanders geführt werden soll, dürfte manch einem Besprechungsleiter viele Nerven kosten. Aber wenn dies konsequent durchgeführt wird, könnte sich die Meetingkultur durchaus ändern.
