von INSPIRATION: In klassischen Organigrammen gibt es definierte Stellen, die unabhängig vom Stelleninhaber beschrieben werden. Sie sind wenig flexibel, was in einer stabilen Umwelt und in einer entsprechend festen Organisationsstruktur vielleicht noch sinnvoll ist. Die Zukunft aber könnte den Rollenbeschreibungen und damit auch Rollenverträgen gehören.
Ich fand Stellenbeschreibungen schon vor 25 Jahren seltsam. Die Aufgaben, die ich auf meiner ersten Stelle übernehmen sollte, standen zum Großteil überhaupt nicht in der Stellenbeschreibung. Und wenn man darauf die Personalverantwortlichen ansprach, winkten diese nur ab. Stellenbeschreibungen gab es eben, und hin und wieder wurden sie auch angepasst oder einfach ersatzlos gestrichen. Und viele wurden so formuliert, dass sie genau auf den Wunschkandidaten zutrafen. Oder so, dass die Stelle aufgewertet und der gewünschte Kandidat angemessen bezahlt werden konnte. Oder sein Vorgesetzter …
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Das Ergebnis des Handelns beschreiben
Bei Rollenverträgen sieht das offenbar anders aus. Sie sind eben nicht an eine Stelle gebunden, sondern an das Ergebnis des Handelns. „Sie sind sozusagen eine öffentliche Aufgabenzuteilung“ (Rollenverträge) und enthalten auch „Befugnisse über Material, Instrumente oder Budget.“ Das Instrument lässt sich in kleineren Unternehmen und Einheiten leichter umsetzen, aber, so ist anzunehmen, es wird bei Zunahme agiler Strukturen an Bedeutung gewinnen.
Die Einführung in 6 Schritten
- Initialisieren: Den Betroffenen werden die Ziele und Anforderungen erläutert, ihre Erwartungen und Bedenken erfragt und ihre Fragen beantwortet. Und man informiert über den Fahrplan der Einführung.
- Aufgaben und Leistungen klären: Zunächst wird ermittelt, welche Aufgaben die Einheit hat, welche Ergebnisse von ihr erwartet werden. Am einfachsten ist es, wenn jeder Mitarbeiter seine Aufgaben zusammenstellt und z.B. auf einem Flipchart auch präsentiert, welche Ergebnisse er an wen abzuliefern hat. So entsteht eine erste Übersicht.
- Mit externen Partnern aushandeln: Damit hat man erst einmal die Innensicht, aber entscheidend ist, was die „Kunden“ der Einheit erwarten. Das können externe Kunden sein, nachfolgende Bereiche im eigenen Unternehmen oder übergeordneten Stellen. Mit diesen gilt es, die erwarteten Ergebnisse bzw. das gewünschte Verhalten zu klären und auszuhandeln. Dies kann durch das ganze Team oder eine kleine Gruppe erfolgen.
- Rollen beschreiben: Die Aufgaben aus 2. und 3. werden zu Rollen zusammengeführt.
- Zuteilung der Rollen: Die Zuteilung wird in der Regel im Team selbst vorgenommen, ausgeschlossen ist aber nicht, dass dies von oben erfolgt. Eine Person kann dabei mehrere Rollen übernehmen, umgekehrt können auch mehrere Mitarbeiter dieselbe Rolle übernehmen.
- Transparenz und Aktualisierung: Wichtig ist, dass die Rollenverträge von allen Mitarbeitern eingesehen werden können und regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Das Team sollte sich verständigen, wann die Überprüfung stattfindet, z.B. halbjährlich oder jährlich.
All das klingt aufwändig, aber führt dazu, dass regelmäßig reflektiert wird, ob die Aufgaben noch sinnvoll verteilt sind oder ob Optimierungsbedarf besteht. Ein großer Vorteil: Eine Rolle kann neu definiert, leicht verändert oder ganz gestrichen werden, ohne dass deshalb der Rolleninhaber in Frage gestellt wird.
