14. Juli 2024

Management auf den Punkt gebracht!

Zwei-Minuten-Regel (und andere Tipps)

PRAXIS: Haben Sie Ihren Kalender im Griff? Oder ist er mit Terminen vollgestopft und Sie wünschen sich, irgendwo eine Lücke zu entdecken, um mal durchatmen zu können? Zeit ist eine knappe Ressource, und wohl dem, der den Überblick behält. Dauerstress verkürzt nämlich die Lebenserwartung, wie eine Studie jüngst wieder ergeben hat (Die Zeiteinteilung ist das wahre Geheimnis).

In der Wirtschaftswoche wird ein Manager vorgestellt, der seine Zeit im Griff hat. Er setzt klare Prioritäten, auch in seinem Kalender. Soll heißen: Er sagt nicht nur, dass ihm die Familie wichtig ist, sondern dokumentiert das auch, indem er private Termine in seinem Kalender festhält – ob das Geburtstage, Arztbesuche oder Tennistraining sind. Sein Team hat auf den Kalender Zugriff und weiß damit, warum er in der Zeit nicht erreichbar ist und erkennt somit auch, dass er es mit den Prioritäten ernst meint. 

Auf Transparenz setzt er auch umgekehrt: Seine Kinder kennen seinen Arbeitsplatz und die Kollegen kennen seine Kinder. So ist es auf beiden Seiten leichter, um Verständnis zu werben, wenn mal die eine oder andere Seite „zu kurz“ kommt, weil ein Termin doch mal so wichtig ist, dass er vorgezogen wird.

Kalenderdiskussionen

Interessant auch dieser Tipp: Eine Managerin analysiert mit ihrem Sekretariat einmal in der Woche ihre Termine und prüft, ob diese wirklich alle wichtig sind. Muss sie tatsächlich an jedem der angesetzten Meetings teilnehmen? Welchen Mehrwert liefert ihre Anwesenheit? Und was würde helfen, damit ihre Mitarbeitenden auch ohne ihre Teilnahme klar kommen? Wobei sie die Erfahrung gemacht hat, dass die Mitarbeitenden es durchaus zu schätzen wissen, wenn ihnen vertraut wird.

Fast schon witzig: Eine Managerin erzählt, dass der größte Stress dadurch entsteht, dass immer wieder eilige Anfragen von oben kommen und den Tagesplan zerschießen. Um mit dieser Anforderung fertig zu werden, setzt sie sich zweimal in der Woche an festen Terminen mit ihrer Vorgesetzten zusammen, um anstehende und zu erwartende Aufgaben zu koordinieren. Und fährt dann in Urlaub, wenn auch der Vorstand nicht im Haus ist – dann kann sie ungestört ausspannen.

Die klassische 2-Minuten-Regel

Noch zwei klassische Tipps: Die 2-Minuten-Regel nach David Allen besagt: Alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten benötigen, werden sofort erledigt. Ich ergänze mal: Soweit sie überhaupt erledigt werden müssen. Ansonsten ist das sicherlich eine ziemlich nützliche Regel, gerade im Zeitalter von E-Mail- und Chat-Kommunikation. Wobei vielleicht noch eine Ergänzung wichtig ist: Das bedeutet nicht, dass man ständig online ist, dann erledigt man am Ende ausschließlich 2-Minuten-Aufgaben. Und kommt nicht zu denjenigen, die länger benötigen. 

Vor allem nicht zu denen, die einem lästig sind. Wohl dem, der die Disziplin hat, nach der „Eat-the-Frog-Methode“ zu handeln, die besagt: Erledige die lästigste bzw. schwierigste Aufgaben als erste am Tag. Wenn man sie verschiebt, wird man sie zu einem späteren Zeitpunkt sicher nicht mehr angehen. Auch das ist höchst empfehlenswert, aber ach so anstrengend.

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