Die Neuen gut integrieren

INSPIRATION: Früher – in Offline-Zeiten – war es einfacher, in den Beruf einzusteigen. Heute – in Zeiten von Mobile Work – werden Hürden sichtbar. Sogar für die sogenannten Digital Natives. Wie kann man die abbauen?

Die organisationale Sozialisation von neuen Mitarbeitenden wird nicht leichter, wenn persönliche Kontakte fehlen, weil die Kollegen im Homeoffice sitzen oder unterwegs sind. Die Kultur des Unternehmens zu erleben, ist für die Neuen enorm wichtig, aber sie erfahren sie nicht ausreichend. Früher trank man einen Kaffee mit den Kolleginnen oder ging mit ihnen zum Mittagessen. Da kam man ins Plaudern und erfuhr über Geschichten und Anekdoten, wie das Unternehmen tickt (Am Lagerfeuer).

Ein solch enger, auch beiläufiger Kontakt ist heute nicht mehr selbstverständlich. In vielen Unternehmen ist der Anteil an Remote Work hoch. Da kann sich die Berufseinsteigerin schon mal verloren vorkommen und verunsichert fühlen. Wenn sie auf der anderen Seite auch von der neuen Arbeitswelt durch eigene Homeoffice-Tage profitieren mag. „Diesem Personenkreis ist es aufgrund mangelnder Arbeitserfahrung kaum möglich zu wissen, welche Erwartungen und Anforderungen an die Rolle, die damit verbundenen Aufgaben sowie bestimmte Situationen und Modi der Zusammenarbeit vorliegen.“

Sich „lost“ fühlen beim Berufseinstieg

Die Autoren (Organisationale Sozialisation von Newcomern) bringen für das Problem der Neuen – sie müssen Informationen erhalten, sich orientieren – eine medienpsychologische Theorie ins Spiel, die geeignet ist, das gegenseitige Verständnis und Sense-Making differenziert zu erklären: Die Theorie der Synchronizität von Medien.

Das ist insofern bemerkenswert, als dass in Pandemiezeiten ein allgemeines Durchwursteln zu beobachten war. Wenn man sich auf erklärende Konzepte bezog, dann auf die – überholte – Theorie der Kanalreduktion. Die besagt kurz zusammengefasst: Wenn es Probleme in der Online-Kommunikation gibt, liegt das daran, dass man zu wenige Kanäle der Kommunikation zur Verfügung hat. Nämlich nur den visuellen und den auditiven Kanal. Man erlebt sich vor Kacheln sitzend nicht dreidimensional, sieht nur einen sprechenden Kopf, und sich anfassen oder riechen ist auch nicht möglich.

Eine andere Sichtweise auf mediale Kommunikation

Die Theorie der Kanalreduktion gilt in der Wissenschaft jedoch längst als überholt. Was sich offensichtlich noch zu wenig herumgesprochen hat. Mit der Theorie der Synchronizität von Medien bekommt man eine bessere, angemessenere Sichtweise auf mediale Kommunikation an die Hand. Sie zu verstehen, wäre also hilfreich für Führungskräfte und Mitarbeitende. Weil damit die Wahrscheinlichkeit gelingender Kommunikation steigt.

Die Media-Synchronicity-Theorie unterscheidet zwei Kommunikationsprozesse: Informationsübermittlung und Informationsverdichtung. Beim ersten Prozess geht darum, Zahlen, Daten, Fakten (ZDF) zu übermitteln und damit Unsicherheiten zu überwinden. Beim zweiten Prozess geht es darum, „ein gemeinsames Verständnis von Inhalten zu schaffen und Mehrdeutigkeiten aufzulösen“ – also um Sense-Making (Konvergenz). Wem an dieser Stelle das vierte Kommunikationsaxiom von Watzlawick und Kollegen einfällt, die Unterscheidung zwischen analoger und digitaler Kommunikation, liegt richtig. (Wobei digital für die „69er“ im weiteren Sinne ZDF meint – im Unterschied zum heutigen Sprachgebrauch).

Medien-Synchronizität

„Synchronizität beschreibt einen Zustand, in dem Personen zur gleichen Zeit mit einem gemeinsamen Fokus zusammenarbeiten.“ Für die Informationsübermittlung wird wenig Synchronizität benötigt. Eine Informationsrecherche kann vom Einzelnen allein und über längere Zeit erfolgen. Die Übermittlung in Form von Texten, Tabellen, Mails etc. kann asynchron erfolgen. Geht es dann aber ums Verständnis, erweisen sich ZDF als interpretationsbedürftig und missverständlich. Das kennt man von Mails, in denen wir mit Emojis versuchen, die Interpretationsrichtung klarer zu machen. Was oft bei heiklen Inhalten nicht gelingt und dann zu Konflikten führt.

Für die Informationsverdichtung braucht es aber hohe Synchronizität, also den gleichzeitigen Austausch mit anderen – nach dem Motto: „Was meinst Du mit …?“ Dafür braucht es synchrone Medien wie Face-to-Face, Video/Audio. Man muss zusammensitzen und ein Wort gibt das andere. Im Umkehrschluss: Problematisch wird es, wenn man synchrone Medien zur Informationsübermittlung nutzt. Das wird schnell langweilig und überfordernd. Oder asynchrone zur Informationsverdichtung. Das wird zäh und es entsteht kein Flow. Beides ist also nicht effizient.

Die Theorie der Mediensynchronizität unterscheidet – im Gegensatz zur Theorie der Kanalreduktion, die auf Sinneskanäle fokussiert – fünf Medieneigenschaften: Übertragungsgeschwindigkeit, Parallelität, Symbolvarietät, Überarbeitbarkeit und Wiederverwendbarkeit. „Kommunikationsmedien, die eine hohe Übertragungsgeschwindigkeit ermöglichen und eine mittlere Parallelität aufweisen, besitzen eine hohe Synchronizität (z. B. persönliche Gespräche). Im Gegensatz dazu weisen Kommunikationsmedien mit geringer Übertragungsgeschwindigkeit und hoher Parallelität eine niedrige Synchronizität auf (z. B. schriftliche Dokumente).“

Onboarding

Wendet man diese Erkenntnisse nun auf die Situation der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden an, wird offensichtlich, dass es darauf ankommt, die richtigen Medien für den entsprechenden Zweck zu nutzen. Denn in der Berufseinsteigersituation fehlt es zumeist an Erfahrung bezüglich der Aufgaben und der Art der Zusammenarbeit. Was es daher braucht, sind gemeinsam geteilte mentale Modelle (Kultur). Mit ZDF allein können diese nicht entstehen. Es braucht Nachfragen, Diskussionen, Abgucken, Mitmachen, Ausprobieren und so weiter. Also eine hohe Synchronizität. Diese wird mit Face-to-Face, Video/Audio leicht ermöglicht.

Die Effizienz in der Arbeit hängt davon ab, dass die Kommunikationspartner dieses berücksichtigen. Übrigens nicht nur bei Remote Work. Das alles lässt sich auch leicht auf Präsenzarbeit anwenden. Es verlangt von Führungskräften, aber auch von Mitarbeitenden, dass sie sich Gedanken darüber machen, wie sie am besten kommunizieren. Wofür ist Synchronizität wichtig? Und die Antworten könnten lauten: Damit gemeinsame mentale Modelle entstehen können. Deshalb machen wir Dailys oder Weeklys. Oder pflegen wir eine Collaboration-Software wie ein Trello- oder Miro-Board. Und wofür nutzen wir Einzelarbeit oder Dokumente sowie Mails? Eben nicht für den Austausch und die Diskussion.

Erst die Suppe, dann das Hauptgericht

Oder betrachten wir das Innovationsmanagement. Es ist wie beim Brainstorming. Oder besser noch beim Brainwriting (weil man sich da nicht gegenseitig ins Denken reinquatscht): Wir trennen bewusst die Phase der Ideengenerierung von der Phase der Ideenbewertung. Jetzt müssen das nur noch viele Mitmenschen verstehen und umsetzen. Dann klappt das auch besser mit der Kommunikation.