23. Juni 2024

Management auf den Punkt gebracht!

Verständlich Schreiben Teil 3

PRAXIS: Im ersten Teil hatten wir die Basis-Anforderungen an verständliches Schreiben dargestellt. Im zweiten Teil ging es darum, das Interesse des Lesers zu wecken. Jetzt gilt es, unsere Arumente so darzustellen, dass der Leser uns folgt. Hier kommen die Empfehlungen:

  1. Bilder erzeugen: Schreiben Sie so, dass Ihre Leser praktisch Bilder sehen. Statt: „Er machte seinem Chef unmissverständlich deutlich, dass er mit dieser Entscheidung nicht einverstanden war!“ vielleicht so: „Er schob den Stuhl zurück, verschränkte die Arme vor der Brust, holt tief Luft und sagte…“
  2. Menschen hervorheben: Statt: „Wir haben zu viele Beschwerden bei dem neuen Produkt!“ lieber: „Ich habe mit Frau Meier aus der Kundenbetreuung gesprochen, die sehr deutlich gemacht hat, welche Belastung die vielen Beschwerden darstellen.“ Auf diese Weise geht es nicht um einen abstrakten Vorgang, sondern um reale Menschen.
  3. Verneinungen optimieren: Wir verwenden immer wieder Negationen: „Die Aktion hat uns nichts gebracht.“ oder „Der Erfolg ist nicht unverdient.“ Besser klingt: „Die Aktion war erfolglos!“ oder „Der Erfolg ist verdient.“
  4. Werte und Ziele benennen: Wir argumentieren oft für oder gegen etwas, ohne unseren Lesern die dahinter liegenden Ziele und Werte zu nennen. Wenn Sie also fordern: „Mitarbeiter sollten in Entscheidungen mehr einbezogen werden, daher schlage ich vor…“, dann verlieren Sie möglicherweise Ihre Leser, wenn Sie diesen die Basis Ihrer Argumentation vorenthalten. „Es ist wichtig, dass Mitarbeiter sich voll und ganz für diese Veränderungen einsetzen, sonst bleiben sie auf halber Strecke stecken. Deshalb sollen Mitarbeiter in Entscheidungen einbezogen werden. Ich schlage vor…“
  5. Gefühle erzeugen: Statt Gefühle zu beschreiben („Über dieses Ergebnis können wir uns alle sehr freuen!“) können wir auch Gefühle „herstellen“. Dazu beschreiben wir die Umstände, die ein Gefühl erzeugen: „Wir haben hierfür lange gekämpft und waren oft kurz davor, aufzugeben. In diesen Momenten gab es immer jemanden, der uns aufgerüttelt und zum Weitermachen motiviert hat. Das Ergebnis entschädigt uns alle für die vielen Mühen!“
  6. Gedanken mit Gefühlen abschließen: Besonders gut bleiben Argumente haften, wenn sie mit einem Gefühl „abgebunden“ werden. Dazu benötigen Sie einen Satz, der das gewünschte Gefühl erzeugt. Argumentieren Sie für ein Elektroauto, könnte dieser abschließende Satz lauten: „Sie können die bessere Luft praktisch riechen!“
  7. Einwände vorwegnehmen: Wenn Sie mögliche Gegenargumente in Ihrem Text vorwegnehmen, signalisieren Sie, dass Sie sich intensiv mit allen Vor- und Nachteilen auseinandergesetzt und die Gegenposition sehr wohl bedacht haben – und damit auch ernst nehmen: „Die Neuorganisation ist unabdingbar und wird uns deutlich nach vorne bringen. Als Mitarbeiter der Produktion hätte ich damit natürlich auch ein Problem, da ich nun einen längeren Anfahrtsweg in Kauf nehmen müsste. Andererseits…“
  8. Schlussfolgerung am Ende: Argumentieren Sie so, dass Ihre Leser die Schlussfolgerung bzw. Ihre Empfehlung vorwegnehmen, noch bevor Sie diese geäußert haben. Statt: „Ich schlage vor, dass…, weil…“ also erst die Begründung nennen: „Die Entscheidungswege sind deutlich komplizierter geworden. Sie müssen immer erst auf den Tisch von X und anschließend noch durch den Ausschuss Y. Daher schlage ich vor, dass…“
  9. Rechtzeitig beenden: Das Ende eines Textes ist fast ebenso häufig ein Problem wie der Einstieg. Nein, am Ende müssen Sie nicht noch einmal alles zusammenfassen. Vor allem: Wenn Sie gut formuliert haben, werden Sie kaum zum Schluss eine noch bessere Formulierung finden. Also suchen Sie einen knackigen Satz, der im Gedächtnis haften bleibt und die Aussagen unterstreicht: „Entscheiden Sie sich für das neue System – der Kunde wird es Ihnen danken!“
    Guter Test: Lesen Sie sich den letzten Satz laut vor und prüfen Sie, ob Sie ihn weglassen können, ohne dass der Leser etwas vermisst. Ist das der Fall, streichen Sie ihn!

Quelle: Werner Lauff: Perfekt schreiben, reden, moderieren, präsentieren. Schäffer Poeschel 2016, S.46-59

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