14. Juli 2024

Management auf den Punkt gebracht!

Meet-up-Canvas

PRAXIS: Canvas bedeutet Leinwand, der Begriff ist schwer in Mode, um Geschäftsmodelle zu strukturieren, aber inzwischen auch für alle möglichen anderen Anwendungen. Hier ein Beispiel, wie man ein Besprechungsthema strukturiert und systematisch bearbeitet.

Die Idee des Canvas: Man teilt ein Blatt in mehrere Felder, die jeweils einen Titel tragen. Bei einer Besprechung werden hier folgende vorgeschlagen:

  • Ziele
  • Teilnehmer
  • Agenda
  • To-Dos
  • Fakten
  • Parkplatz

Der Besprechungsleiter nutzt die Form, um das Meeting vorzubereiten, so hat er alles auf einen Blick: Worum geht es genau bei der Besprechung (Ziele), wer nimmt teil, was wird in welcher Reihenfolge besprochen, welche Informationen benötigen die Teilnehmer noch (Fakten)…

Die Form wird nun während des Meetings abgearbeitet. Erledigte Themen werden abgehakt, bei den Zielen kann nachgefragt werden, ob sie erreicht wurden, das Feld mit den To-Dos wird gefüllt, jeweils mit dem Verantwortlichen und einem Termin. Dabei können mit Linien die Agenda-Punkte und die To Dos verbunden werden, so dass klar ist, welches To-Do zu welchem Agenda-Punkt gehört.

Der „heimliche Star“ des Canvas ist der Parkplatz. Hier werden alle Themen notiert, die während der Besprechung auftauchen, aber nicht unmittelbar behandelt werden. Wichtig ist dabei, dass sie möglichst klar und konkret festgehalten werden, damit sie an anderer Stelle wieder aufgegriffen werden können und jeder dann erkennen kann, worum es sich handelt.

Das Canvas wird nach der Besprechung abfotografiert und an alle Teilnehmer verschickt. Bei entsprechender Vernetzung kann das sicherlich auch gleich vor Ort geschehen, so kann jeder, der ein To-Do auf seiner Liste hat, sofort loslegen. Im Nachgang ist es wichtig nachzufassen, was erledigt wurde und dass die Themen im Parkplatz auf die nächste Agenda gesetzt werden.

Klingt banal, ist aber sicher nicht so einfach umzusetzen. Zum einen ist der Platz auf einem Blatt, egal wie groß es ist, begrenzt, das wird schnell unübersichtlich. Fotos eignen sich auch nicht sonderlich zum Nachbearbeiten.

Letztlich ist aber nicht entscheidend, alle genannten Felder zu füllen, die Titel sind auch nur Vorschläge. Je nach Bedarf sind sie anzupassen. Wichtig scheint mir, wie so oft, dass man visualisiert, was besprochen werden soll und was besprochen wurde. Und dass auf diese Weise unmittelbar ein Protokoll vorliegt. Sonst verpuffen viele Themen erfahrungsgemäß im Nachgang.

(aus: Sebastian Kernbach – Das Meet-up-Canvas. Zeitschrift Führung + Organisation 1/2029 S.39-41)

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