12. Juni 2024

Management auf den Punkt gebracht!

Fortschrittsbalken

PRAXIS: Als Moderator kennen Sie das: Kleingruppen haben etwas erarbeitet und präsentieren ihre Ergebnisse im Plenum. In der Regel haben sie dafür eine bestimmte Zeitvorgabe, aber es ist nicht so einfach, diese einzuhalten. Und ehe Sie sich versehen, sprengen die Präsentationen Ihren Zeitrahmen und Sie kommen in Verzug. Wenn Sie versuchen, die Gruppen zwischendurch darauf hinzuweisen, sich kürzer zu fassen, unterbricht das jedes Mal die Präsentation, und irgendwann geben Sie auf.

In dem Buch „Agile Retrospektiven“ habe ich eine witzige Idee gefunden, wie man hier Abhilfe schaffen könnte. Der Moderator bittet die Gruppen, ihre Ergebnisse zu präsentieren und kündigt an, ihnen mit einem „Fortschrittsbalken“ zu helfen, die Zeit einzuhalten.


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Am Flipchart hat er eine Tabelle aufgezeichnet, die in Spalte 1 die Teams enthält. Dahinter sind so viele Spalten wie Minuten, die jedes Team zur Darstellung zur Verfügung hat. Der Moderator erklärt weiter, dass er jedes Mal, wenn eine Minute verstrichen ist, den Balken in der jeweiligen Zeile verlängert, und wenn die vorletzte Spalte erreicht ist, wüssten die Teams, dass Ihnen noch eine Minute bleibt.

Mit einem roten Stift zieht dann während der Präsentation den Strich von links nach rechts, nach Ablauf jeder Minute um eine weitere Spalte. Wenn es nach der Präsentation noch Fragen geben soll, dann gibt es hierfür ebenfalls einen Fortschrittsbalken. Wenn sich die Zeit dem Ende nähert, also eine Minute vor Schluss, folgt noch der mündliche Hinweis.

Visualisierung

Das klingt zunächst arg formalistisch, aber es dürfte sehr „erzieherisch“ wirken. Das Markieren mit dem roten Stift erinnert die Gruppen jedes Mal daran, dass sie sich kurz fassen müssen. Mehr noch: Nach den Erfahrungen der Autorinnen hilft das Beobachten der Zeit dabei, die eigenen Gedanken besser zu organisieren.

Wäre mal einen Versuch wert – und wer weiß, wenn man die Methode regelmäßiger einsetzt, gewöhnen sich alle daran, ihre Ergebnisse von vornherein kurz und prägnant zu präsentieren.

(nach: Esther Derby / Diana Larsen: Agile Retrospektiven. S. 83/84)

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