Lean Coffee

PRAXIS: Altbekannt: Die interessanten Themen werden in der Kaffeeküche oder in den Pausen diskutiert. Sie entstehen zufällig, so wie auch die Zusammensetzung der „Teilnehmer“ zufällig geschieht. Was aber, wenn Mitarbeiter sich informell austauschen möchten, aber niemand in der Kaffeeküche zufällig zur gleichen Zeit anwesend ist?

Das Format „Lean Coffee“ stammt von Jim Benson und Jeremy Lightsmith und wurde genau zu diesem Zweck „erfunden“. Lean, weil dabei vermieden wird, Zeit zu „verschwenden“. Coffee, weil die Atmosphäre wie in der Kaffeeküche sein soll.

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Die Dauer eines Lean Coffee-Meetings ist begrenzt auf eine bis anderthalb Stunden. Es steht unter einem Oberthema, das derjenige festlegt, der zu einem Lean Coffee einlädt. Das macht er nicht durch persönliche Einladungen, sondern durch Aushänge an vielbesuchten Orten – an Durchgangstüren, in der Kaffeeküche, am schwarzen Brett. Und zwar dann, wenn er eine Idee hat und Unterstützer oder Meinungen dazu sucht oder wenn er sich einfach zu einem Thema austauschen möchte.

Zu Beginn des Treffens wird ein Moderator benannt, die auf die Einhaltung der folgenden Regeln achtet:

Auf einem Flipchart werden drei Spalten erstellt, die erste mit dem Titel „zu diskutieren“, die zweite mit „In Diskussion“ und die dritte mit „diskutiert“.
Die Teilnehmer werden gebeten, Unterthemen zum Einladungsthema auf Post-its zu schreiben, diese werden in die Rubrik „zu diskutieren“ geklebt und mit wenigen Sätzen kurz erläutert.
Die Themen werden priorisiert, jeder Teilnehmer erhält drei Klebepunkte, die er frei verteilen kann. Begonnen wird mit dem Thema, das die meisten Punkte erhielt.
Es wird eine Timebox bestimmt, d.h. den Themen wird eine bestimmte Diskussonszeit eingeräumt, die immer knapp bemessen ist (z.B. 5 oder 10 Minuten). Dabei muss die gesamte Zeit nicht gleichmäßig aufgeteilt werden. Ist ein Thema schneller beendet, geht es zum nächsten.
Das erste Thema wird in die Spalte „in Diskussion“ geklebt, der „Verursacher“ erklärt noch einmal kurz sein Anliegen und es wird die vorgesehen Zeit diskutiert.
Ist die Zeit abgelaufen, wird über eine Verlängerung abgestimmt. Diese sollte kürzer sein als die ursprüngliche Zeit. Wichtig: Das Abstimmungsprocedere muss vorher klar sein: Mehrheitsentscheid oder Veto- Entscheid. Letzterer bedeutet: Ist nur einer gegen eine Verlängerung, geht es zum nächsten Thema.
Nach der Verlängerung wird erneut abgestimmt. Wird wieder eine Verlängerung gewünscht, ist das Thema offensichtlich so wichtig, dass hierfür ein eigenes Meeting angesetzt wird. Der Zettel wird in die Spalte „diskutiert“ gehängt und es geht zum nächsten Thema.
Das Lean Coffee ist vorbei, wenn die Gesamtzeit erreicht ist. Sind noch hoch priorisierte Themen offen, kann für diese jeweils ein eigenes Lean Coffee einberufen werden.
Es gibt keinen Maßnahmenplan, der Themengeber entscheidet allein, was er mit den Erkenntnissen anschließend anstellt.

Das Format ist so offen, dass es natürlich auch abgewandelt werden kann. Entscheidend ist, dass die Redezeit pro Thema begrenzt ist.