12. Juni 2024

Management auf den Punkt gebracht!

Zeitverschwendung

INSPIRATION: „Drei Tage pro Monat kosten uns Arbeitsunterbrechungen, ermittelte nun die erste große Tagebuchstudie zu Fragmentierung im Büroalltag, die in 25 Unternehmen aus zwölf Branchen durchgeführt wurde.“ Der Beitrag (Gehirngerecht Arbeiten) lässt gleich zu Beginn die Bombe platzen: Man hat uns einen Bären aufgebunden – und dann ins Hamsterrad getrieben. Ok, ich gebe zu, diese Metapher hinkt etwas. Aber die Botschaft ist klar: Multitasking ist großer Quatsch! Und das ist längst auch neurowissenschaftlich erwiesen.

Vor allem die gute alte E-Mail ist ein Arbeitsunterbrecher par excellence. Wenn wir uns pro Stunde 15-mal vom Ping einer eintrudelnden Mail aus der Arbeit reißen und zur Leseaktivität oder mehr verführen lassen, braucht unser Gehirn nach jeder Unterbrechung eine Re-Fokussierungszeit bei einfachen Aufgaben von 15 Prozent und bei komplexen Aufgaben bis zu 28 Prozent. Im Schnitt kostet uns das drei volle Tage Produktivität pro Monat. Zeit, die wir sinnvoller nutzen könnten. Hinzu kommen überflüssige Meetings und schlecht organisiertes hybrides Arbeiten. Die Autor:innen rechnen die Zeitverschwendung auf eine Summe von 58 Mrd. Euro p. a. für deutsche Unternehmen hoch. Eine stolze Summe!

Zeitverlust

Warum kommt es zu diesem Zeitverlust? Der – schlecht gemanagte – Digitalisierungsdruck pusht die Multitasking- und Unterbrechungshäufigkeit, sorgt somit für „kognitive Rüstzeiten“ und damit steigt das Stresserleben. „Um die Informationsdichte und die Anforderungen zu bewältigen, schalten die meisten Beschäftigten in den Multitasking-Modus, um möglichst viel erledigt zu bekommen. Allerdings ist das menschliche Gehirn nicht dazu in der Lage, zwei oder mehr konzentrationsbedürftige Inhalte parallel zu bearbeiten.“ Dazu muss man wissen, wie die menschliche Wahrnehmung und das Gedächtnis funktionieren. Das Gehirn befindet sich nämlich permanent im Multitasking-Modus. Wird die externe Informationsdichte erhöht und verfügt der Mensch nicht über gute Selbststeuerungsfähigkeiten, um sich davor zu schützen, führt das zur Überforderung. Es schleichen sich unweigerlich Fehler ein. Und die Überforderung produziert psychosomatische Langzeitschäden – bis hin zum Burnout. Man verheizt die Mitarbeiter. All das ist lange bekannt und gut erforscht. Allein – es trifft oft auf taube Ohren. Denn wer keinen „Stress“ erlebt, heißt es im Managerlatein, sei offensichtlich nicht ausgelastet. Und wer dann einen Burnout erlebt, muss doch zuvor lichterloh gebrannt haben – sei also den „ehrenvollen Heldentod“ gestorben. Können und wollen wir uns das heutzutage weiter leisten?

Fragmentierung im Arbeiten stoppen

Was hilft ist, auf die Bremse zu treten und dem Multitasking-Gebot zu widerstehen. Es muss die Fragmentierung im Arbeiten gestoppt werden. Gehirngerechtes Arbeiten bedeutet, fokussiert zu arbeiten. Dabei reicht es nicht aus, wenn das der eine oder die andere macht. Es muss zur Regel im gesamten Unternehmen werden. Das The-Focused-Company-Modell (TFC) ist ein Framework, das mit einer Standortanalyse beginnt, der Diskussionen und Vereinbarungen folgen. Es braucht auch eine Ausbildung von Führungskräften und internen Coaches in Sachen „hybrid gehirngerechter Führung“. Eine zentrale Maßnahme von TFC ist die Einführung einer täglichen zweistündigen kollektiven Fokuszeit, am besten vormittags, in der man ungestört und konzentriert arbeiten kann. Das stärkt das Selbstwirksamkeitserleben. Zweiter Schritt: Die intelligente Nutzung digitaler Tools (weg von der E-Mail). Dritter Schritt: Effektive Durchführung von Meetings. Vierter Schritt: „Eine deutliche Reduzierung und Fokussierung der strategischen Initiativen, die in die Unternehmensstrategie übernommen werden müssen, lässt einen roten Faden entstehen und erhöht die Umsetzungswahrscheinlichkeit.“

Hohe Leistungsfähigkeit kann entstehen, wenn Mitarbeiterinnen regelmäßig ihre Pausen nehmen, sie so effizient und effektiv arbeiten, dass selten Überstunden notwendig sind, und sie im Urlaub nicht ständig erreichbar sind, sondern abschalten können. Nennen wir es eine Kultur, in der konzentriertes, produktives Arbeiten wertgeschätzt wird.

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