von INSPIRATION: Eigentlich ermüdend, oder? In regelmäßigen Abständen erklären uns Experten, wie viel unnötige Zeit in Besprechungen totgeschlagen wird, wie viel das die Unternehmen kostet und wie man es besser machen kann. Hilft alles nix, wie es scheint. Egal, welche Tipps auch gegeben werden: Die Besprechungen werden offenbar nicht produktiver.
Ist doch klar, woran das liegt, meint ein Berater im Handelsblatt (Meeting-Wahnsinn). An der Führungskultur. Statt für jede kleine Entscheidung Mitarbeiter zusammen zu trommeln und stundenlang das Für und Wider zu diskutieren, sollten man Mitarbeitern die Sicherheit geben, dass sie auch mal selbst entscheiden dürfen. Und wenn schon Meetings, dann konsequent all diejenigen von der Teilnehmerliste streichen, die ohne eigenen Standpunkt alles nur wiederholen oder notorisch zweifeln. Das nennt man eine starke Führungskultur.
Was lernen wir daraus? Dass man vielleicht mal nach einer Besprechungn prüfen sollte, ob die einzelnen Themen wirklich auf die Tagesordnung gehörten oder auch an anderer Stelle hätten geklärt werden können. Wäre Tipp Nr. 1.
Weiter geht es mit dem Harvard Business Manager. Der hat Meetings zum Titelthema gemacht, und auch hier wird uns erklärt (Stoppt den Meeting-Wahnsinn), dass die klassischen Tipps wie „die richtigen Leute einladen, Themen gut vorbereiten, Agenda herumschicken, Redezeiten einhalten, Ziele klären“ nett gemeint sind, aber am Ende wenig helfen. Was dann?
Erst mal das Problem klären – wie man das so macht als Berater. Also: Was läuft falsch im Unternehmen: Wenige, aber schlecht durchgeführte Meetings? Gut geleitete, aber zu viele Meetings? Oder zu viele Meetings, die auch noch schlecht geleitet werden?
Wenn Sie das geklärt haben, dann dürfen sie sich an die Lösung machen. Bei zu vielen Meetings hilft es, den Mitarbeitern zu erlauben, sich meetingfreie Zeiträume einzurichten. Also z.B. einen Tag pro Woche zu definieren, an denen sie an keiner Besprechung oder Telefonkonferenz teilnehmen müssen. Das zwingt alle dazu, sich besser auszutauschen und die Treffen auf ein Minimum zu begrenzen – Tipp Nr. 2.
Und dann eine Empfehlung, die wahre Wunder bewirken soll: Verbieten Sie den Gebrauch von Smartphone, Tablet oder Laptop während der Besprechung. Das wird auf argen Widerstand stoßen, aber lohnt sich. Dann konzentrieren sich alle mehr auf die Themen und es wird schneller allen klar, wenn man sich mal wieder verzettelt. Mit Handy werden solche Phasen gerne überbrückt, indem man sich einfach zwischendurch ausklinkt – Tipp Nr. 3.
Wo wir bei so einfachen Tipps sind: Im HBM kommen noch vier „Experten“ zu Wort (Vier Wege), einer von ihnen (Philipp Hartmann) erklärt, dass es in seinem Start-up kaum denkbar ist, die Handys außen vor zu lassen. Wenn doch, hier der witzigste Rat: Alle Smartphones werden aufeinandergestapelt, wer zuerst nach seinem Gerät greift, muss eine Runde ausgeben – Tipp Nr. 4.
Ein anderer (Florian Grolman) empfiehlt dringend, dass, was besprochen und beschlossen wird, zu visualisieren, z.B. auf einem Flipchart. Seine Wahrnehmung teile ich: Das ist etwas, das leider viel zu selten realisiert wird. Wenn ein Teilnehmer gut darin ist, das Wesentliche einer Diskussion für alle sichtbar zu Papier zu bringen, wird rasch klar, was bereits gesagt wurde, es muss weniger wiederholt werden und das Protokoll ist auch direkt fertig. Warum wird das so selten genutzt? Tipp Nr.5.
Peter Wolter, Bereichsleiter bei Otto, wird da noch grundsätzlicher. Es gibt in seiner Abteilung ein Kanban-Board, auf dem alle Projekte und der aktuelle Stand zu sehen sind. Das sorgt für Transparenz, deshalb muss man keine Informationsmeetings abhalten, bei denen sich alle gegenseiitg informieren. Die Teilnehmer stehen vor dem Board und schauen gemeinsam, was zu beschließen ist, wobei er als Chef nur eine beobachtende Rolle hat. Erneut also der Tipp zu visualisieren und – Tipp Nr. 6, die Moderation nicht zwangsläufig dem Ranghöchsten zu übertragen.
Und was ist mit den stets empfohlenen Strategie-Meetings? Eben jene, die genau dazu dienen sollen, dass Mitarbeiter eingebunden und an der Strategieentwicklung beteiligt werden – egal, wie man den Kreis definiert?
Dazu bietet uns die managerSeminare einige Anregungen. Zunächst mal: Finger weg von Teambuilding Events. Das erzeugt eher Traumata als eine produktive Atmosphäre. Teure Hotels sind auch nicht hilfreich, da bleiben höchstens die Abende an der Hotelbar in Erinnerung. Entscheidend ist, einen Schutzraum zum Austauschen von Ideen zu sorgen. Ein externer Moderator hilft sehr, ein Raum, um sich zu bewegen, ebenso. Tipp Nr. 7: Tische raus und ein Großteil der Stühle am besten auch, alles voll mit Flipchart-Papier hängen und mit einer klaren Fragestellung starten.
Volle Zustimmung: Es muss nicht jedes Jahr ein neues Highlight erfunden werden, dafür lieber einen Betriebsausflug veranstalten.
