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PRAXIS: Wenn Sie schon alle möglichen Besprechungsregeln ausprobiert haben und doch immer wieder bei wenig produktiven Diskussionen landen, dann probieren Sie doch einmal diese einfache Struktur. Sie gibt Orientierung und führt in der Regel schneller zu Ergebnissen.
Es geht nicht darum, das komplette Meeting über Bord zu werfen, sondern an einzelnen Themen erst einmal zu testen, wie die Teilnehmer damit klar kommen. So geht es: Zuerst die die konkrete Fragestellung formuliert. Dann werden alle Teilnehmer gebeten, eine Minute lang ihre Gedanken und Ideen zu sammeln (am besten mit Stichpunkten notieren).
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Anschließend werden Paare gebildet, die sich zu zweit zwei Minuten lang über ihre Gedanken austauschen. Dann kommen die Paare zu viert zusammen und diskutieren vier Minuten lang ihre Erkenntnisse.
Und schließlich geht es wieder in die Gesamtgruppe, wo die wichtigsten Punkte der Kleingruppen vorgestellt und noch einmal ca. fünf Minuten diskutiert werden. Gesamtdauer: 15 Minuten.
Der Vorteil: Auf diese Weise steigt die Wahrscheinlichkeit, dass alle zu Wort kommen und damit auch Ideen beisteuern – wo sonst vielleicht die besonders Engagierten dominieren. Vor allem aber muss nicht alles von jedem wiederholt werden, was leider in vielen Meetings üblich ist.
Und was passiert, wenn man damit noch nicht zu einem befriedigenden Ergebnis gelangt? Dann kann der beschriebene Ablauf wiederholt werden.
Das alles mag am Anfang etwas ungewohnt sein, aber Teams gewöhnen sich schnell daran und möchten die Form dann nicht mehr missen. Außer denjenigen vielleicht, die dann nicht mehr so oft zu Wort kommen …
(aus: Birgit Nieschalk / Anja Kässner – Meetings mit Methode. Personalmagazin 09/2022 S. 79)
