von PRAXIS: Schon wieder sinnlos seine Zeit in einer Besprechung verbracht. Sich anhören müssen, wie die Kollegen sich profilieren. Geduldig die eigenen Sachargumente vorgetragen und sich mit Einwänden auseinandergesetzt, aus denen die Inkompetenz nur so hervorquoll. Am Ende ohne Entscheidung herausgegangen und sich gemeinsam mit Kollegen darüber aufgeregt, wie viel Zeit man mal wieder verschwendet hat, die man hätte besser nutzen können.
Meetingkultur in Organisationen ist ein Dauerbrenner, und wer immer eine Lösung hierfür hätte, könnte Unternehmen etliche Kosten ersparen und Mitarbeitern zu mehr Zeit verhelfen. Die Vorschläge, wie man Besprechungen effektiver gestaltet, sind allesamt nicht neu. Ob man eine Agenda minutiös vorbereitet, die Teilnehmer gewissenhaft auswählt, die Unterlagen rechtzeitig verschickt, den Zeitbedarf pro Thema im Voraus abfragt und festlegt, die Redezeit für Vielredner begrenzt, vernünftige Pausen einlegt – alles längst bekannt und immer wieder gepredigt. Nutzt es? Schon, aber hält man sich konsequent daran? Eher selten.
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Dabei gibt es doch genügend Anregungen und Erfahrungen, und zwar von professionellen Moderatoren. Würde man deren Erkenntnisse konsequent nutzen, sähe es auch in den Besprechungsräumen von Unternehmen anders aus. Nein, ich meine nicht die Abfrage mit bunten Karten. Auch keine Blitzlichter und Punktabfragen, Skalierungsfragen und Murmelrunden. Auch wenn ich viele dieser Tools – je nach Anlass sehr gerne nutze und auch für extrem hilfreich halte: Ein Meeting ist eben in der Regel kein Workshop zur Generierung neuer Ideen. Es geht um Entscheidungen – hoffe ich zumindest. Was also aus der Werkzeugkiste der Moderation ist es, das Besprechungen zu mehr Effizienz verhilft?
Die Visualisierung. Ich weiß, bei den meisten (erstaunlicherweise immer noch nicht bei allen) Meetings gibt es Protokolle. Aber die erhalten die Teilnehmer meist erst Tage (oder gar Wochen) später und dienen mehr der Absicherung als der Entscheidungsfindung.
Hier der Vorschlag (Endlich Schluss mit öden Meetings): Wenn Sie der Leiter der Besprechung sind, notieren Sie die wichtigsten Argumente, Vorschläge, Einwände, und zwar so, dass ALLE Ihre Notizen mitlesen können. Dazu können Sie ein großes Blatt nutzen, das Sie vor sich auf den Tisch legen (bei kleinem Teilnehmerkreis), ein Flipchart, eine Tafel, ein Whiteboard – Hauptsache, jeder kann lesen, was festgehalten wird. Für mich ist der Königsweg der Beamer, so dass all das, was festgehalten werden soll, auch gleich abgespeichert und anschließend als Protokoll versendet wird. Mir ist klar, dass dies mitunter an den technischen Gegebenheiten scheitert. Und manchmal wird auch viel präsentiert, da ist der Aufwand mit einem zweiten Beamer für das Protokoll schon erheblich.
Welchen Effekt hat die Visualisierung? Die Teilnehmer sehen unmittelbar, ob ihr Beitrag aufgenommen wurde und können ihn bei Bedarf korrigieren. Was die Wahrscheinlichkeit, dass das gleiche Argument noch einmal kommt, drastisch senkt. Auch die Gefahr, dass jemand noch einmal mit vielen Worten versucht zu erklären, was er gemeint hat, sinkt.
Es fällt auch sofort auf, wenn ein Thema ohne Ergebnis endet, oder kein Termin bis zur Erledigung notiert wurde. Oder niemand die Zuständigkeit für die Bearbeitung übertragen bekommt. Es genügt meist, die Äußerungen stichwortartig zu übernehmen, die Teilnehmer werden, wenn sie sich daran gewöhnt haben, schon eingreifen, wenn sie mit der Verkürzung nicht einverstanden sind.
Müssen Sie das Notieren der Äußerungen, Vorschläge, Einwände und Beschlüsse als Leiter des Meetings selbst übernehmen? Sicher nicht. Es ist machbar, aber wenn Sie jemanden haben, der gut zuhören und das Wesentliche extrahieren kann, erleichtert das die Sache ungemein.
Sie brauchen ein Verlaufsprotokoll? Wenn das so ist, lassen Sie eins zusätzlich anfertigen. Ganz einfach.
