von INSPIRATION: Irgendwie ist es ruhig geworden um das Thema „Wissensmanagement“. Aber ein lesenswerter Beitrag im Harvard Business Manager zeigt, dass inzwischen einige Firmen recht erfolgreich darin sind, das Wissen der Mitarbeiter allen anderen zugänglich zu machen.
Jörg Passmann ist der Leiter des Bereichs „Pensions“ bei der Innogy SE, und er erzählt hier, wie man dort nach einem frustrierenden ersten Versuch mit teurer Software einen zweiten, diesmal deutlich erfolgreicheren Versuch unternahm, das Wissen der Mitarbeiter allen zugänglich zu machen. Beim ersten Mal hatte man ein Redaktionsteam gebildet, das mit viel Aufwand in das System eingepflegt hatte. „Da lag es dann – das Wissen. Und da lag es gut.“ (Wer weiß was?) Die Mitarbeiter nämlich arbeiteten weiter so wie vorher, behielten ihr wissen für sich und nutzten das neue System so gut wie nicht.
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Beim neuen System setzte man auf Wikis uns Blogs – und letztere erwiesen sich als der entscheidende Erfolgsfaktor. Als ich die Maßnahmen las, die man als erstes ergriff, war ich enttäuscht: Man schrieb allen Mitarbeitern in die Zielvereinbarung, dass sie pro Monat einen Beitrag zu schreiben hatten. Nicht sonderlich originell. Aber die zweite Maßnahme klingt schon viel spannender: Man verständigte sich darauf, keine Mails mehr an den Abteilungsleiter zu schreiben, sondern stattdessen Blogbeiträge. Dem Empfänger wird dann nur noch mitgeteilt, dass es einen neuen Eintrag gibt und wie man dorthin gelangt.
Das zwingt alle, das System sofort zu nutzen. Aber hinzu kam eine weitere Verpflichtung, diesmal eine Selbstverpflichtung der Führungskräfte: Sie stellten sicher, dass alle Akten und Unterlagen der Vergangenheit gescannt und allen zugänglich gemacht wurden. Damit signalisierten sie, dass es vorbei war mit dem Herrschaftswissen.
Weiter geht es: Wenn jemand im System etwas nicht findet, dann hat er „die Pflicht, aufzuzeigen, was er nicht gefunden hat.“ Ist die Antwort wirklich nicht vorhanden, dann muss der zuständige Mitarbeiter innerhalb von 14 Tagen zu dem Thema einen Artikel verfassen.
Im Laufe der Zeit kamen weiter Regeln dazu, die ebenfalls interessant sind:
- Jeder darf Artikel schreiben!
- Die Freigabe der Artikel erfolgt im Vieraugenprinzip!
- Jeder Artikel erhält ein Mindesthaltbarkeitsdatum!
- Jeder Artikel hat einen Besitzer! Dieser prüft nach Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums seinen Artikel.
Und schließlich gibt es noch eine Mitarbeiterin, die sich um das Wissen der ausscheidenden Mitarbeiter kümmert. Dazu wird mit Hilfe von strukturierten Interviews eine Wissenslandkarte erstellt und in Artikel gegossen. Schönes Zitat am Ende: „Einer hat es mal so gesagt: Jetzt ist alles aufgeschrieben, jetzt kann ich beruhigt gehen…„
Wirklich lesenswerter Beitrag, der zeigt, dass man schon erheblich Geduld braucht und eine Führungscrew, die mitzieht, aber auch, dass es sich lohnt und Wissensmanagement tatsächlich kein leerer Modebegriff bleiben muss.
