von PRAXIS: Trotz der vielen guten Ratschläge sind Sie mit den Meetings in Ihrer Organisation, sei es online oder in Präsenz, immer noch nicht zufrieden? Auch die stets als so wichtig dargestellte Vorbereitung funktioniert nicht, weil allen die Zeit fehlt, die vielen Informationen im Vorfeld zu lesen? Dann probieren Sie es mal anders: Beginnen Sie jedes Meeting damit, dass die Teilnehmer zuerst ein vorbereitetes Memo lesen. Diese winzige Störung kann 5 oder 20 Minuten dauern, aber das ist gut investierte Zeit (Stoppt das Blabla).
Warum? Weil (1) alle dann auf dem gleichen Informationsstand sind. Und (2) niemand bluffen muss, indem er so tut als sei er vorbereitet. Mit einem Memo ist keine Powerpoint-Präsentation gemeint, deren Erstellung vielen inzwischen weniger Probleme bereitet als das Abfassen eines lesbaren Textes. Trotzdem ist zu empfehlen, letzteres den Teilnehmern vorzulegen. Ein Text ist weitaus besser geeignet, ein Problem darzustellen, die Fragestellung und das Ziel zu erläutern – und Grafiken lassen sich hier genauso gut einfügen.
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Demjenigen, der das Meeting einberuft, hilft ein solches Memo auch. Er klärt dadurch für sich den Zweck des Meetings noch einmal. Und vermutlich wird dem einen oder anderen beim Abfassen schon klar, dass eine Besprechung vielleicht nicht das geeignete Format ist, um das vorliegende Anliegen zu bearbeiten. Sicher, das ist Arbeit, aber sie ist gut investiert, denn sonst passiert das, was viele immer wieder bitter erleiden müssen: Man diskutiert mit allen, worum es eigentlich geht, und dazu noch auf Basis von unzureichenden Daten und Fakten.
Das Vorgehen
Und was passiert, wenn alle den Text gelesen haben? Ein fester Ablauf bietet sich an: Erst einmal Fragen sammeln. Das kann in einem gemeinsamen Dokument geschehen, aber auch einfach nacheinander, bitte mit Wortmeldung. Und noch ohne Meinungsäußerung oder Ideensammlung. Erst mal klären, was noch unklar ist. Und dann Meinungen und Ideen zulassen – je nachdem, um was es geht. Das kann in der Gesamtgruppe geschehen – was die Regel sein dürfte – aber auch erst einmal in Kleingruppen. Noch ein Hinweis: Bitten Sie die Teilnehmer, sich beim Lesen des Dokumentes Notizen zu machen. Es hilft, wenn jeder den Text als Papier vor sich liegen hat und nicht auf einen Bildschirm schaut.
Übrigens: Besprechungen auf diese Art zu beginnen, soll bei Amazon an der Tagesordnung sein. Dort gibt es sogar einen Leitfaden für das Abfassen von Memos. Wem das übertrieben erscheint, kann es ja auch erst mal ohne versuchen. Nur wird die Erfahrung zeigen, dass es eben doch nicht jeder beherrscht.
