Hybride Events

INSPIRATION: Was tun, wenn die geplante Vertriebskonferenz ins Wasser fällt, weil eine Pandemie dazwischen kommt? Statt einer Absage oder abgefilmter Vorträge, bei der die Teilnehmer stumm und teilnahmslos vor ihrem Bildschirm sitzen, lautet die Alternative: Hybride Events. Welch ungeahnte Möglichkeiten diese bieten, beschreiben die Autoren in der managerSeminare (Veranstaltungen für die Zukunft).

Was genau darunter zu verstehen ist? Offenbar eine Mischung, bei der die Moderatoren und auch einige Referenten, vielleicht sogar Teilnehmer, vor Ort sind (z.B. im Foyer des Hauptsitzes der Firma). Aber viele oder die meisten anderen in ihrem Büro oder Homeoffice oder sonst wo auf der Welt sitzen und von dort teilnehmen. Wobei mit „teilnehmen“ tatsächlich aktives Teilnehmen gemeint ist. Das nämlich ist das Wichtigste überhaupt: Die Interaktion. Und wie gelingt das online?

Wie gelingt Interaktion online?

Tools dazu gibt es viele: Die bekannte Chat-Funktion, über die sich Teilnehmer einschalten, Fragen stellen und Kommentare abgeben können, die dann wieder von den Referenten aufgegriffen werden können. Abfrage-Tools, damit können die Referenten kurze Stimmungs- oder Meinungsumfragen veranstalten, die Ergebnisse liegen unmittelbar nach der Abfrage vor. Gamification-Elemente, z.B. kleine Quiz, die helfen, das vorab Gehörte und Erlebte noch einmal zu rekapitulieren.

Auch sonst gibt es Möglichkeiten, einen solchen Event unterhaltsam zu gestalten. Wie wäre es mit Graphic-Recording? Da fasst ein versierter Zeichner die Ergebnisse in Windeseile als Zeichnung zusammen und bringt die Zuschauer zum Staunen. Witzigerweise analog, also auf Papier, das Ganze wird gefilmt. Oder ein Poetry Slam, wo ein Künstler die wesentlichen Inhalte in lustiger Reimform vorträgt. Es geht um den Überraschungseffekt, der die Zuschauer bei Laune und die Aufmerksamkeit hoch hält. Weitere Anregungen: Ein Sofakonzert, eine Beatbox Performance oder ein artistischer Beitrag. Was tut man nicht alles, um die Vertriebler in Stimmung zu bringen.

Auch die Pausen wollen wohl durchdacht sein. Besonders einfallsreich: Die Teilnehmer werden in virtuelle Räume eingeladen, wo sie anderen Teilnehmern als Avatare begegnen. Vorab lässt man allen einen kleinen Tagungssnack per Post zukommen, den sie dann in der Pause genießen können. So fühlen sich alle wertgeschätzt und das Event wirkt, als sei es mit Liebe zum Detail vorbereitet.

Die Mischungs macht’s – und die Pausen

Ach ja, ein ganz wertvoller Tipp: WENIGER IST MEHR! Soll heißen: Ein Vortrag vor dem Bildschirm sollte nicht länger als 25 bis 30 Minuten dauern, gerade bei längeren Tagungen wird man sonst die Teilnehmer nicht konzentriert vor dem Bildschirm halten können.

Klingt das hilfreich? Ich finde kaum etwas dabei, das nicht auch für reale Konferenzen gelten sollte: Interaktion, Unterhaltung, sinnvolle Pausen, kurze Beiträge, sorgfältige Vorbereitung. Wo genau ist der Unterschied? Die Warnung vor reinen Videovorträgen ist entlarvend – genau das passiert offensichtlich immer noch bei „echten“ Tagungen. Nur dass hier die Teilnehmer nicht einfach mal zwischendurch zum Kühlschrank gehen oder sich unauffällig mit anderen Dingen beschäftigen können.

Zugegeben: Per Chat Fragen zu stellen, ist  vermutlich einfacher als sich zu melden und den Vortragenden zu unterbrechen – ein echter Pluspunkt für die Online-Tagung. Und Abstimmungen, deren Ergebnis als Grafik sofort auf dem Bildschirm erscheint, sind sicher auch ganz nett. Was auf jeden Fall stimmt: Online lassen sich wesentlich größere Konferenzen deutlich kostengünstiger durchführen – vorausgesetzt, man investiert genug in die Technik und die Vorbereitung. Aber dabei können sicherlich viele Experten und Anbieter helfen, die Edutainment schon immer im Angebot hatten.