von PRAXIS: Schon wieder ein Artikel darüber, wie man Besprechungen optimiert, dachte ich. Trotzdem gelesen. Und tatsächlich etwas Neues entdeckt. Bei Amazon beginnen Meetings mit dem gemeinsamen Lesen der Agenda (Besser besprechen). Zeitverschwendung? Ich denke, nicht.
Wir kennen ja alle den guten Rat, dass Unterlagen vor einem Meeting an alle Teilnehmer verschickt werden sollen, damit jeder vorbereitet ist und man gleich anfangen kann. Funktioniert aber meist nur bedingt. Weil ein Teil sie gar nicht gelesen hat, ein anderer vor längerer Zeit, der nächste nur kurz überflogen. Von wegen gleicher Informationsstand. Und zugeben wird es niemand, also halten sich einige zurück, andere reden mit, auch wenn sie keine Ahnung haben.
Bei Amazon gibt es die Agenda in Form von Geschichten, „Narrative“ genannt. Auf 6 Seiten werden Probleme, Konflikte, neue Ideen als Geschichten dargestellt mit den unterschiedlichen Aspekten und Lösungsansätzen. Am Ende steht immer eine Lösung, eine Innovation, ein glücklicher Kunde.
Die ersten 30 Minuten werden mit dem Lesen der Agenda verbracht. Das hat einige Vorteile:
Alle sind auf dem gleichen Informationsstand. Jeder hat sich schon Gedanken zu den Themen gemacht und sich eine Meinung gebildet. Alle sind fokussiert, Handys und Laptops bleiben aus. Und man kann anschließend auch die sonst eher stillen Teilnehmer aktiv ansprechen, ohne Gefahr zu laufen, sie dabei zu „erwischen“, dass sie nicht gut vorbereitet sind.
Wäre das ein Idee, die auch in Ihrem Unternehmen funktionieren könnte? Allerdings hebelt sie einen Grundsatz nicht aus, sondern verstärkt ihn eher noch: Ohne eine gute Vorbereitung kann auch das Meeting nicht gut werden, und je besser die Vorbereitung, desto kürzer und effizienter die Besprechung.
Ach ja: In dem Beitrag wird auch erwähnt, dass man bei Google das Protokoll „live“ führt und für alle sichtbar visualisiert. Haben wir auch schon häufiger erwähnt und selbst beste Erfahrungen damit gemacht.
