von INSPIRATION: Gibt es in Ihrem Unternehmen auch ein Textverständniskeitsteam, das Prozesse bezüglich ihrer Texverständlichkeit prüft und optimiert? Bei Bosch hat man mit Hilfe einer Software dafür gesorgt, dass Texte im Qualitätsmanagement von allen verstanden werden.
Ein ganzes Heft widmet die Zeitschrift Weiterbildung dem Thema „Verständliche Kommunikation“. Im Grunde läuft es in beinahe jedem der Artikel darauf hinaus, dass gegenseitiges Verstehen von den Fähigkeiten des Senders auf der einen, denen des Empfängers auf der anderen abhängt, aber man zur Optimierung letztlich immer am Text ansetzt.
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Es ist ja auch ein schwieriges Unterfangen, bei den Empfängern von Botschaften etwas zu verändern, damit sie die Texte, z.B. in Fachzeitschriften oder Betriebsanleitungen, besser verstehen. Natürlich sollte jeder, der sich per mündlicher oder schriftlicher Botschaft an andere wendet, seine Empfänger und ihre Bedürfnisse und Fähigkeiten im Blick haben. Aber wie bringt man Menschen bei, zielgruppenadäquat zu reden oder zu schreiben? Wenn man nicht eine sehr spezifische Leserschaft anspricht wie z.B. Kinderbuchautoren, wird das schon ziemlich schwer werden.
Zielgruppenadäquat formulieren
Also bleibt eigentlich nur zu untersuchen, wie ein Text gestaltet sein muss, dass er möglichst vielen Empfängern keine allzu großen Verständnisprobleme bereitet. Wobei die meisten Dinge denen, die sich überhaupt Gedanken über ihre Zielgruppe machen, längst bekannt sein dürften: Verständliche Texte haben kurze Sätze, geläufige, sprich häufig genutzte Worte, wenig Fachwörter (und wenn, dann werden sie erkärt), verwenden anschauliche sprachliche Bilder, sind gut gegliedert und strukturiert und haben einen roten Faden (Texte prüfen und verbessern).
Sollte doch nicht so schwer sein. Ist es wohl doch. Es gibt mehrere Gründe für unverständliche Texte (Mit Worten Vertrauen stiften), gerade in Unternehmen. Man möchte rechtssicher formulieren, dadurch kommen allein schon die seltsamsten Formulierungen zustanden, meist mit elend langen Bandwurmsätzen. Grund Nr. 2: Fachleute tendieren dazu, für Fachleute zu formulieren, das Problem der Experten-Laien-Kommunikation. Wobei unter Wissenschaftlern offenbar die Ansicht vorherrscht, dass ein Text umso wissenschaftlicher klingt, je unverständlicher er formuliert ist.
Und der dritte Grund: Zeitmangel. Ständig muss etwas veröffentlicht werden, die Menge der Information, die innerhalb und außerhalb von Unternehmen kursiert, wächst. Unter Zeitdruck machen sich die wenigsten die Mühe, ihre Texte hinsichtlich Verständlichkeit zu prüfen, stattdessen verfallen sie in ihre gewohnte Routine.
Textanalyse – mit Tool
Viele der genannten Kriterien für Verständlichkeit lassen sich mit Hilfe von Software messen. Ein Textanalysetool, das hier immer wieder erwähnt wird, heißt „Text Lab„, das den Hohenheimer Verständlichkeitsindex (HIX) errechnet. Er ermittelt Werte zwischen 0 (sehr unverständlich) und 20 (sehr verständlich) – wobei sich diese Werte auf rein formale Kriterien beziehen. Man kann ja auch mit kurzen Sätzen und bekannten Worten völligen Unsinn reden.
Die Hohenheimer sind damit bekannt geworden, dass sie die Reden von Vorstandsvorsitzenden auf Aktionärsversammlungen analysieren. So hat nach ihrer Formel der Telekom-Chef Höttges in 2018 den bemerkenswerten Wert von 19.8 erzielt. Der rot-rot-grüne Koalitionsvertrag in Berlin 2016 kam auf ganze 2,2 Punkte.
Vorbildlich ist man bei Bosch (Einfach, Verständlich. Klar.). Dort hat man ein Textverständlichkeitsteam eingerichtet, das Leitfäden und Material zum Thema entwickelt hat und Autoren bei der Erstellung von Qualitätsmanagement-Texten unterstützt. Und das sich konkrete Texte vorgenommen, nach einem definierten Prozess bewertet, überarbeitet, auch die Übersetzung geprüft und angepasst hat. Man hat in einem Jahr 160 Dokumente im Qualitätsmanagement optimiert und mit einem Textverständlichkeitssiegel versehen. Beispiele im Artikel zeigen das eindrucksvoll.
