von PRAXIS: Angenommen, Ihnen begegnet Ihr Chef im Flur. Oder der Chef vom Chef im Aufzug. Und stellt Ihnen eine Frage. Wie es denn so läuft im Projekt. Was Sie zu den Marktchancen des neuen Produktes sagen. Wie es mit den Verhandlungen mit dem Großkunden vorangeht.
In solchen Situationen kann Ihre Antwort einiges bewirken. Sie können sich Unterstützung sichern, für Ihr Projekt werben, vielleicht sogar zusätzliche Ressourcen bekommen. Alles hängt davon ab, was und wie Sie reagieren. Und zwar spontan, unvorbereitet.
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Wenn Sie nun mit Zahlen und Fakten kommen oder Ihre Meinung raushauen, kann das funktionieren, muss aber nicht. Entscheidend ist, welches Motiv hinter der Frage der Führungskraft steckt. Hierbei gibt es laut Melody Wilding (”Wo ich Sie gerade sehe …”) drei:
Absicherung
Ihr Chef macht sich Sorgen und möchte diese loswerden. Es ist der Wunsch nach Beruhigung, Absicherung. Also starten Sie mit der beruhigenden Nachricht: ”Die Zahlen sehen gut aus …” – ”Zurzeit gibt es von meiner Seite keine Bedenken …” – ”Im Augenblick sind wir voll im Zeitplan …”
Dann ergänzen Sie, was gerade passiert, um Ihre Zuversicht zu untermauern: ”Wir klären gerade die Rahmenbedingungen …” – ”Wir haben gerade Phase 3 abgeschlossen …” – ”Das aktuelle Problem bekommen wir sicher in den Griff …”
Zum Schluss sagen Sie zu, dass Sie ihn über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden halten werden: ”Ich schicke Ihnen ein Update, sobald …” – ”Ich melde mich, wenn sich hieran etwas ändert …” – ”Ich informiere Sie, wenn die Phase abgeschlossen ist …“
Orientierung
Ihr Chef möchte sich einen Überblick verschaffen. Er kann nicht alles im Blick behalten und würde das aber gern. Daher nutzt er die Gelegenheit, um wieder auf den aktuellen Stand zu gelangen. Damit haben Sie die Chance, Ihre Sicht der Lage darzustellen: ”Wir hinken etwas hinter dem Zeitplan hinter her …” – ”Wir werden die Version nicht vor Ende nächsten Monats launchen können …” – ”Wir sind zwar gut in der Zeit, aber es besteht das Risiko, dass …”
Dann erklären Sie, was Sie gerne tun würden: ”Ich würde gerne am Zeitplan festhalten und erst ein zwei Wochen nachjustieren, falls das notwendig ist.” – ”Ich neige dazu, noch einen Entwickler auf das Projekt anzusetzen …” – ”Ich würde weitermachen wie bisher, aber vielleicht noch die Abteilung X einbinden.“
Damit signalisieren Sie, dass Sie die Lage realistisch sehen und auch wissen, wie Sie weiter vorgehen wollen.
Handeln
Ihr Chef hat das Gefühl, sich einbringen zu müssen und will wissen, was er konkret tun kann (”Was brauchen Sie …?” – ”Wie kann ich …?” oder indirekter: ”Wie wollen wir das regeln?” – ”Was sollte der nächste Schritt sein?”).
Das ist Ihre Chance. Sie benennen klar, was Sie bis wann benötigen: ”Was uns wirklich helfen würde, wäre, wenn Sie mit der IT-Abteilung sprechen, damit Sie uns …” – ”Schön wäre es, wenn Sie beim nächsten Treffen mit dem Management deutlich machen könnten, dass …” – ”Wir haben vor, eine Information an alle zu versenden. Es wäre gut, wenn Sie vorher einen Blick auf den Text werden könnten.“
Sagen wie es ist?
Zwei Anmerkungen dazu. Die Autorin erklärt nur bedingt, woran man erkennt, welches Motiv hinter einer Frage steckt. Aber in der Regel kennen wir ja unsere Führungskräfte und wissen, was sie so umtreibt. Sie bekommen zu hören, was sie gerade hören wollen. Aber ist das wirklich hilfreich? Warum sollte ich meinen Chef beruhigen, wenn das Projekt gerade völlig aus dem Ruder läuft?
Vielleicht bleiben Sie dann doch einfach bei dem Tatsachen und nutzen die Tipps, um angemessen zu antworten. Wenn alles gut läuft, dann wird eben ”abgesichert”. Wenn es schwierig ist, man die Sache aber noch im Griff hat, wird ”orientiert”. Aber wenn man Unterstützung gut gebrauchen könnte, dann wird eben ”gehandelt”. Am Ende wäre damit allen gedient. Wenn Ihr Chef aber gar nichts von Schwierigkeiten wissen will, dann haben Sie ein ganz anderes Problem.
Ach ja – noch einen Tipp für Führungskräfte, die dazu neigen, Mitarbeitende im Vorbeigehen anzusprechen: Sagen Sie doch gleich, was Sie auf dem Herzen haben. Wenn Sie sichergehen wollen, dass alles glatt läuft, dann eben: ”Ich möchte sichergehen, dass das Projekt im Zeitplan ist …” Wenn Sie den Überblick verloren haben: ”Ich merke, dass ich länger nichts von dem Stand der Verhandlungen gehört habe – wie schaut es damit aus?” Und wenn Sie was tun möchten: ”Wünschen Sie sich noch etwas von mir, um die Verhandlungen zu einem erfolgreichen Abschluss führen zu können?” – Das würde Ihren Mitarbeitenden die Sache leichter machen.
