von PRAXIS: Stimmt es, dass Kollaboration für Überlastung sorgt? Könnte man so beschreiben, denn wenn Besprechungen, Mailverkehr und der Austausch von Nachrichten über Messenger immer mehr Zeit in Anspruch nehmen, dann bleibt ja in der Tat immer weniger Zeit für uns selbst. Was tun?
Lassen Sie sich nur mal von Ihrem Smartphone anzeigen, wie viele Stunden am Tag Sie auf das Gerät geschaut haben. Dann addieren Sie noch die Zeit für das Beantworten von E-Mails und rechnen die Stunden hinzu, die Sie in Besprechungen gesessen haben. Da kommt einiges zusammen.
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Es soll Menschen geben, „die produktiv mit anderen zusammenarbeiten, dabei aber am wenigsten eigene Zeit und die der Kollegen aufwenden.“ (So arbeiten Sie effizient mit anderen zusammen). Wie das geht, haben Berater durch Interviews herausgefunden und Best Practices entwickelt. Die Ergebnisse sind – wie befürchtet – nicht allzu überraschend, aber den einen oder anderen Tipp sollte man vielleicht mal testen.
Zunächst geht es darum heraufzufinden, was unsere Treiber sind. Befürchten wir, etwas zu verpassen? Wollen wir Einfluss und Macht? Anerkennung unserer Expertise? Wegen unserer Hilfsbereitschaft gemocht werden? Als toller Teamplayser dastehen? Wer sich seiner Treiber bewusst ist, kann auch bewusster entscheiden, ob eine bestimmte Aufgabe wirklich so wichtig ist, dass er sich ihrer annehmen muss.
Dann gilt es, die Dinge zu streichen, die für Ihre Ziele weniger wichtig sind. Das ist nun sehr leicht gesagt, weil für uns ja meist alles irgendwie wichtig ist. Aber vielleicht hilft ein Hinweis tatsächlich: Überlegen Sie, ob für jemand anderen diese Aufgabe eine Entwicklungschance darstellt. Also nicht nur darüber nachdenken, an wen Sie eine Aufgabe delegieren können, sondern ob es jemanden gibt, für den sie eine gute Gelegenheit darstellt, sich weiter zu entwickeln. Und statt dann wieder einen Punkt auf Ihre To-Do-Liste zu setzen, fragen Sie die Person, ob sie übernehmen möchte.
Und schließlich: Optimieren Sie Ihre Interaktion mit anderen. Das beginnt bei Besprechungen. Schauen Sie, ob Sie wirklich bei allen Themen gebraucht werden und bitten darum, nur einen Teil der Zeit anwesend sein zu dürfen. Oder begrenzen Sie von vornherein Ihre Anwesenheitszeit, indem Sie verkünden, dass Sie nach einer Stunde wieder gehen müssen, weil Sie Dringendes zu tun haben. Erfordert Mut und ich frage mich, was passiert, wenn alle Besprechungsteilnehmer so vorgehen. Verändert vielleicht sogar das gesamte Besprechungswesen…
Was die elektronischen Medien betrifft: Schauen Sie mal genau hin, ob „Sie die richtigen Tools zur richtigen Zeit verwenden.“ Statt noch eine Mail zu schreiben oder eine Diskussion per Whatsapp zu führen, vielleicht doch rasch zum Telefon greifen und die Sache klären. Das kann in der Tat wahre Wunder bewirken, versprochen.
Letzter Tipp: Wenn andere etwas von Ihnen möchten und Sie um Ihre Zeit bitten, dann fragen Sie: „Würden Sie mich bitte kurz wissen lassen, was Sie sich von unserem Treffen erhoffen.“ Und wenn Sie selbst etwas von anderen möchten, dann teilen Sie diesen genau das auch mit und achten darauf, dass Sie die Zeit der anderen ebenso effizient nutzen wie Sie sich das umgekehrt von ihnen erhoffen.
