von PRAXIS: Ein altes Dilemma – gibt es zu viele Regeln, beschweren wir uns, weil wir uns in unseren Entscheidungen arg eingeschränkt fühlen und alles viel zu langsam geht (Land der Regeln?). Gibt es zu wenige, regen wir uns darüber auf, wer sich mal wieder Dinge herausgenommen hat, die wir uns niemals gestatten würden. Das richtige Maß an Regeln zu finden, ist nahezu unmöglich. Was aber möglich ist: Wir können das bestehende Regelwerk immer mal wieder einer Überprüfung unterziehen und uns von überflüssigen Regeln verabschieden.
Dabei sollten wir allerdings nicht nur die formalen Vorschriften ins Auge fassen, sondern uns auch um die ungeschriebenen Gesetze kümmern (Ungeschriebene Regeln). Diese sind mindestens ebenso wirksam, oft sogar wirksamer als das, was in den Regelwerken steht. Ich erinnere mich an einen Betriebsrundgang, bei dem der Sicherheitsingenieur ein Vorgehen beobachtete und der Meinung war, dass dies niemals zulässig sei. Als er in den Handbüchern nachschlug und den entsprechenden Passus dem Schichtleiter vorlegte, rieb dieser sich verwundert die Augen: Davon hatte er noch nie etwas gehört.
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Regeln reduzieren
Es geht also darum, was wirklich befolgt wird, was schon längst nicht mehr beachtet wird und vielleicht auch um sich widersprechende Regeln (Schlanker zusammenarbeiten). Also lautet die erste Aufgabe an das Team:
- Regeln benennen. Dafür bekommen alle eine Woche Zeit, in der sie einfach sammeln, welche Regeln sie kennen, welche sie befolgen oder auch nicht befolgen, ob sinnvoll oder (erlebt) unsinnig. Hilfreiche Fragen dabei sind:
- Warum mache ich etwas so, wie ich es mache und nicht anders?
- Warum mache ich es überhaupt?
- Welchen (unausgesprochenen) Erwartungen folge ich?
Beispiele kennen wir alle, etwa: Alle Ausgaben müssen abgesegnet werden – Vor 16:00 Uhr verlässt niemand das Büro – In Meetings wird möglichst nicht widersprochen – Manche dürfen zu spät kommen, andere nicht – Bei allem, was nach draußen geht, gilt das 4-Augen-Prinzip.
- Im Workshop werden die gesammelten Regeln geclustert nach Kategorien, z.B. Führung, Zusammenarbeit, Prozesse, Tools, Meetings, Entscheidungen, Umgang mit Kunden usw.
- Dann nimmt man sich eine Kategorie nach der anderen vor und liest jede einzelne Regel vor. Wichtig: Alle sollten zumindest einmal gehört werden.
- Nun werden Regeln zusammengeführt und präzisiert. Hier können auch Verständnisfragen geklärt werden. Was nicht gestellt werden sollte, sind diese Fragen: Wer hat die Regel eingebracht? Oder: Wie ist die Regel entstanden?
Es geht vor allem um Klarheit: Was bedeuten die Regeln? Welchen Sinn erfüllen sie? Müssen sie anders formuliert werden? - Schließlich die Kernaufgabe: Welche Regeln können entfallen? Eine gute Frage an dieser Stelle: Was würde passieren, wenn diese Regeln nicht mehr gilt?
Wenn hier Befürchtungen geäußert werden, aber gleichzeitig die Regel auch als hinderlich und hemmend erlebt wird, kann es sehr hilfreich sein, eine neue Regel zu formulieren. Z.B.: „Wir entscheiden auch mal ohne Rückfrage, aber kommunizieren offen an alle, was wir entschieden haben und ebenso offen, wenn sich die Entscheidung als nicht gut herausstellt, um daraus Konsequenzen zu ziehen.“
Alternative: Prinzipien
Ich bin ein großer Freund davon, zwischen Regeln und Prinzipien zu unterscheiden. Regeln wären für mich all das, was klare „Wenn-dann-Formulierungen“ enthält. Wie beim Fußball: „Überschreitet der Ball die Seitenlinie, erfolgt ein Einwurf.“ Regeln können zudem überprüft werden, wie beim Fußball durch den Schiedsrichter. Im Betrieb: „Wir erscheinen pünktlich zu unseren Meetings.“ Da braucht es nicht mal einen Schiedsrichter.
Prinzipien sind ebenso bindend, aber lassen den Menschen mehr Spielraum. „Wir stellen unser Wissen allen anderen zur Verfügung,“ wäre so ein Prinzip. Es lässt sich nicht wirklich überprüfen, allerdings fällt es auf, wenn dagegen verstoßen wird. Ich weiß nicht, ob der Kollege mir erzählt, was der Kunde beim letzten Meeting bemängelt hat. Aber wenn ich auf den Kunden treffe und er mir verärgert berichtet, das hätte er doch schon beim letzten Meeting erklärt, weiß ich, dass jemand gegen das Prinzip verstoßen hat.
Weitere Prinzipien wären: Wenn wir einen Fehler bei Kollegen beobachten, sprechen wir ihn zeitnah an. Oder: Wir bitten uns gegenseitig um Hilfe und nehmen Hilfe an.
Wie wäre es mit Empfehlungen?
Und dann gibt es noch so etwas wie Empfehlungen. Mein Lieblingsbeispiel: „Bevor ich eine Mail verschicke, wenn ich etwas kritisiere, lasse sie eine Nacht liegen und prüfe am nächsten Morgen, ob ich noch zu den Formulierungen stehe.“ Das lässt sich nicht überprüfen, ist aber eine gute Empfehlung zu Umgang mit Ärger. Aber wer mit Bedacht formuliert, muss der Empfehlung nicht folgen.
Daher würde ich das oben dargestellte Vorgehen gerne ergänzen: Schauen Sie, ob Sie wirklich eine Regel benötigen, die überwacht und überprüft werden muss, oder ob es nicht auch reicht, übergeordnete Prinzipien aufzustellen.
Die weiter oben aufgeführte „Regel“ (Wir entscheiden eigenständig, informieren hierüber aber offen und ebenso darüber, wenn eine Entscheidung sich als nicht sinnvoll herausgestellt hat) wäre für mich ein solches Prinzip, das viele Detail-Regeln ersetzt.
