Wenn Regeln stören

INSPIRATION: Haben Sie sich mal gefragt, was passieren würde, wenn man sämtliche Regelwerke einer Organisation außer Kraft setzen würde? Ein spannendes Experiment, das aber niemand riskieren würde. Denn Regeln halten eine Organisation zusammen. Aber die eine oder andere Regel könnte man getrost über Bord werfen, Stichwort ”Entbürokratisierung”. Aber welche? Und vor allem: Wer entscheidet das?

Zunächst noch mal im Schnelldurchgang: Regeln schaffen Sicherheit. Sie sorgen dafür, dass alle wissen, wie sie sich zu verhalten haben. Aber je detaillierter das Regelwerk, umso größer der Druck, es kreativ auszulegen. Die Mitarbeitenden ”erfinden Workarounds, die besser nicht öffentlich werden …” Und egal wie sehr man sich bemüht: Es überhaupt nicht möglich, für jeden Anwendungsfall eine Regel aufzustellen – schon beim Formulieren ist bereits klar, dass es Sonderfälle geben wird.

Die große Kunst ist also, ein erträgliches Maß an Regelwerk zu erstellen. Es erfüllt zudem noch einen weiteren Zweck: Es klärt, wer in einer Organisation bleiben darf. Wer sich nicht an daran hält, muss gehen. Zumindest muss er so tun, als ob er sich an die Regeln hält (Mehr Freiraum für Regelbruch). Können Sie ja mal probieren, sagt Stefan Kühl: Erklären Sie mal Ihrem Chef, Sie würden sich weigern, einer Anweisung zu folgen, die durch das Regelwerk gedeckt ist. Nach dem Motto: ”Ich weiß, dass ich erst die Genehmigung der Behörde einholen muss, aber in diesem Fall würde es zu lange dauern und uns eine Menge Geld kosten. Deshalb fange ich jetzt schon mal an.“

Schleichwege

Wenn Sie aber ohne dieses klare Bekenntnis den gleichen Regelbruch begehen, passiert häufig – gar nichts. Die Führung duldet solche kleinen und großen Schleichwege. Weil auch ihr klar ist, dass genau diese es sind, die eine Organisation funktionsfähig halten. Mehr noch: Würde allzu offensichtlich, dass eine Regel immer wieder umgangen wird, müsste man diese konsequenterweise abschaffen. Oder zumindest ändern. Denn sie hat ja einen Sinn – siehe oben.

Naja, vielleicht könnte man die Sache auch mal ganz anders betrachten. Nämlich als Teil des Innovationsmanagements. Wer eine Regel im Rahmen seiner Tätigkeit umgeht, macht das (wenn er nicht gerade kriminelle Absichten hegt) deshalb, weil sie ein Hindernis darstellt. Die sogenannten Workarounds dienen dazu, etwas einfacher, besser, effizienter, sinnvoller zu erledigen als es die Regel vorschreibt.

Innovationspotenzial

In einer Studie wurde untersucht, wie häufig solche Workarounds vorkommen und die Faktoren erfasst, die ihr Auftreten wahrscheinlicher machen (Verstecktes Innovationspotenzial). Ergebnis: Workarounds sind weit verbreitet, drei Viertel der Befragten gab an, sie gelegentlich zu nutzen. Sie werden vor allem von hochmotivierten und gut qualifizierten Mitarbeitenden durchgeführt. Und schließlich: Sie entstehen vor allem dort, wo die Kultur als innovationshemmend wahrgenommen wird.

Das lässt doch folgende Schlüsse zu:

• Auch wenn Regelübertretungen notwendig sind, um überhaupt eine Organisation funktionsfähig zu halten, so würde es sich doch lohnen, genauer hinzuschauen, welche Chancen in ihnen stecken. Bleiben sie verborgen, riskieren die Beschäftigten, irgendwann böse aufzufallen und verantwortlich gemacht zu werden, wenn es schiefgeht. Zudem verschenken Unternehmen Innovationspotenzial – aus geheimen Lösungen könnten Verbesserungen entstehen, die allen helfen. Und wenn es nur die Abschaffung einer unsinnigen Regel ist.
  
• Regelabweichungen erfolgen vor allem durch hochmotivierte und qualifizierte Mitarbeitende – statt sie im Verborgenen wirken zu lassen, müsste man ihre Energie und ihr Wissen doch besonders anerkennen.
  
• Die Abweichungen geschehen verstärkt in Organisationen, in denen die Kultur eher als innovationshemmend wahrgenommen wird. Hier könnte man präventiv so einiges ändern.

Informanten schützen?

Will sagen: Vielleicht ist ein überbordendes Regelwerk vor allem ein Symptom einer eher misstrauischen und absichernden Kultur, da wird es vermutlich wenig helfen, sich auf die Suche nach Workarounds zu machen. Die Mitarbeitenden wären blöd, diese zu verraten. Wie Stefan Kühl schon vor Jahren erklärt hat, ergeben zum Beispiel Workshops zu dem Thema keinen Sinn, weil man dort wenig erfahren wird (Große und kleine Schleichwege).

Stattdessen schlägt er nun vor, lieber Zweiergespräche zu führen und dabei Vertraulichkeit zuzusichern (Mehr Freiraum für Regelbruch). Und anschließend bei der Weitergabe dieser Informationen ”über Bande zu spielen”. Also nicht offiziell zu erklären, welche Regelabweichungen es gibt, sondern kundzutun, ”man habe gehört, dass …” oder ”es wird erzählt, dass …” Damit man die Informanten nicht verraten muss.

Um anschließend nicht gleich die alten Regeln komplett abzuschaffen und neue aufzustellen, sondern ”das Immunsystem der Organisation auszutricksen”, indem man erst einmal von Experimenten spricht, die zeitlich befristet gelten sollen. Wenn diese Experimente funktionieren, werden sie sich durchsetzen.

Innovationsmanagement nutzen

Die Idee mit den vertraulichen Gesprächen und dem anschließenden Schutz der Abweichler durch Zusicherung der Anonymität erinnert mich an Krimis oder Politthriller, in denen Informanten geschützt werden müssen. Wäre ein schöner Beleg für die These, dass solche Workarounds was mit der Unternehmenskultur zu tun haben.

Außerdem glaube ich gar nicht, dass Führungskräften von diesen Abweichungen nichts mitbekommen. Sie wissen von ihnen und dulden sie. Sie könnten genauso nach oben kommunizieren: ”Hört mal, da gibt es eine Regel oder ein Verfahren, dass wir ständig umgehen müssen, um unseren Job vernünftig machen zu können – lasst uns darüber mal reden.“

Was hält sie davon ab? Da sind wir wieder bei der Kultur. Sie müssen ebenso fürchten, dass ihnen Ungemach droht nach dem Motto: ”Wie könnt Ihr sowas zulassen?“

Die Autoren in der PERSONALquarterly schlagen vor, das vorhandene Ideenmanagement zu nutzen. Mitarbeitende könnten ihre ”Lösungen” hier melden und Vorschläge machen, wie Verfahren und Regeln geändert werden sollten. Und dafür Anerkennung ernten. Könnte funktionieren, wenn das Ideenmanagement funktioniert. Und im besten Fall wird tatsächlich aufgrund einer solchen Meldung mal eine Regel – das hätte doch eine schöne Signalwirkung, oder?

Außerdem hatten wir schon einmal einen Vorschlag gemacht, der hatte etwas mit den Zielvorgaben bzw. -vereinbarungen zu tun: Brauchbare Illegalität.