von INSPIRATION: Dieses Interview hat Spaß gemacht. Die beiden HR-Managerinnen eines Regionalbereiches der Deutschen Bahn überlegten sich, ob sie nicht beide besser damit fahren, wenn sie sich ihren Job teilten. Sie konnten ihr Management überzeugen und fahren damit offenbar so gut, dass das Modell abfärbt.
Im Interview in der managerSeminare beschreiben sie anschaulich, wie es zu der Idee kam (Doppelt führt besser). Die Leiterin des Regionalbereichs und ihre Stellvertreterin erkannten, dass sie „hauptsächlich um ihre Arbeit kreisten, sich ausgebrannt fühlten und kaum Zeit für ihr Privatleben hatten.“ So wollten sie nicht weitermachen, also gab es zwei Möglichkeiten: Einen Karriereschritt zurückgehen oder die Stunden reduzieren. Letzteres ist allgemein bei Führungskräften eher ungewöhnlich und wird überall noch skeptisch betrachtet. Die Idee: Die beiden wollten sich den Job der Leiterin teilen und für die Stellvertreterin einen Nachfolger suchen.
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Den Job teilen
Inspiriert vom Buch „Im Club der Zeitmillionäre“ informierten sie sich in ihren Netzwerken, befragten Menschen, die sich schon einen Job teilten und wurden sich über ihre Motive klar. Sie beschäftigten sich vor allem mit den Fragen: „Wie wollen wir arbeiten?“ – „Wie wollen wir zusammenarbeiten?“ – „Welche Werte sind uns wichtig?“ und „Wie möchten wir die Verantwortung verteilen?“ Immer wieder gelesen: So etwas kann nur mit gegenseitigem Vertrauen und geteilten Grundwerten funktionieren.
Dann kam die Herausforderung, ihre Chefs zu gewinnen. Zumal man nicht auf eine 50:50 Regelung, sondern sich die Aufgabe 60:60 aufteilen wollte. Es gelang ihnen, das Management von einem zeitlich befristeten Experiment zu überzeugen.
Die Regelung sieht nun wie folgt aus: Die beiden haben sich für eine Aufteilung in Wochen entschieden. Montags arbeiten sie beide, gehen die Aufgaben durch und die Berichte der letzten Woche. Dazu treffen sie sich außer Haus zu einem Kaffee, um ungestört zu bleiben. Anschließend gehen sie zusammen mit der Assistentin die wichtigsten To-Dos durch und planen die folgende Woche. Den Rest des Tages widmen sie sich den Aufgaben, die sie nur gemeinsam durchführen können oder die ihnen besonders am Herzen liegen. Strategiethemen zum Beispiel, Mitarbeitergespräche oder gemeinsame Termine. Abends gehen sie gemeinsam essen und besprechen hier Themen ausführlicher, vor allem diejenigen, wo sie unterschiedlicher Meinung sind. Den Rest der Woche ist nur eine von beiden anwesend.
Auf dem gleichen Stand sein
Damit das funktioniert, müssen beide natürlich auf dem gleichen Stand sein. Dazu haben sie die Organisation umgestellt: Sie haben einen gemeinsamen Kalender, ein gemeinsames E-Mail-Postfach und eine gemeinsame Assistentin. Über Trello legen sie abzuarbeitende Aufgaben an. Für jeden Tag wird eine kurze Zusammenfassung erstellt, „Tagesschau“ genannt. Das übliche Jour-fixe wurde abgeschafft und durch „Weeklys“ ersetzt – Besprechungen mit den Mitarbeitern, bei denen rundum drei Fragen beantwortet werden: „Was waren meine Hauptthemen der letzten Woche?“ – „Welche Hindernisse hatte ich zu bewältigen?“ – „Was steht in der nächsten Woche bei mir an?“
Und ganz spannend: Sie selbst kontrollieren den „Vollzug“ der Arbeiten nicht mehr, sondern haben einen „Drei-Stunden-Slot“ pro Woche eingerichtet, in denen die Mitarbeiter mit Fragen kommen und sie um ihre Meinung bitten können.
Es funktioniert so gut, dass nach Ablauf des Experimentes der Vorstand überzeugt wurde, den Versuch in den Dauerzustand zu überführen. Ermutigend.
