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PRAXIS: Alle Aufgaben eines Teams im Überblick – dafür gibt es längst jede Menge Software-Lösungen. Ist das klassische Kanban-Board damit Geschichte? Eher nicht, denn es bietet Möglichkeiten, die die tägliche Zusammenarbeit besonders fördern. Deshalb hier noch einmal die Methode in der Kurzdarstellung. Auch weil sie heutzutage unter dem Label „Agile Methoden“ gepriesen wird.
Der Grundgedanke: Jeder im Team hat jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben anstehen, welchen Status einzelne Aufgaben haben und was noch offen ist. Dazu bedarf es einer einfachen Pinwand, wahlweise eine Tafel, die an einem festen Ort im Besprechungszimmer oder in einem Raum hängt, der viel vom Team genutzt wird.
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Auf der Tafel werden mehrere Spalten angezeichnet. Eine mögliche Bezeichnung der Spalten lautet:
- Zu erledigen (TO DO)
- In Arbeit (DOING)
- Erledigt (DONE)
- Offen (WAITING FOR)
Die Spaltenbezeichnung kann natürlich angepasst werden, je nach Art der Aufgaben des Teams. In Software-Entwicklungsteams können die Spalten so lauten: Backlog, Bereit, Coding, Test, Bestätigung und Erledigt.
Das Kanban-Board wird gemeinsam vom Team gefüllt, am einfachsten so, dass alle vor dem Board stehen und Post-its beschriften, die dann in die jeweilige Spalte gehängt werden. Bei jedem Treffen werden die offenen Punkte besprochen, Probleme bei den Aufgaben adressiert und die Post-its in die nun passende Spalte geklebt.
Wichtig ist die Konsequenz bei der Nutzung des Boards, auch diese wird im Team festgelegt. Schaut man einmal täglich zusammen darauf oder wöchentlich beim regelmäßigen Meeting? Wann findet das erste Review statt, bei dem diskutiert wird, ob sich die Zahl und Benennung der Spalten bewährt hat, ob die Häufigkeit der Treffen ausreicht? Auch zu empfehlen: Begrenzen Sie die Anzahl der Aufgaben in der „DOING“-Spalte. Das sorgt dafür, dass nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig gestartet werden und die Themen schneller bearbeitet werden.
Was die elektronischen Variante angeht: Bei über viele Standorte verteilte Teams bieten sich solche Lösungen natürlich an. Ansonsten aber scheint es sich durchaus zu bewähren, die altmodische Variante an einer realen Pinwand zu nutzen. Schon allein deshalb, weil sie immer präsent und nicht bei Bedarf aufgerufen werden muss. Dann kommt man täglich daran vorbei, trifft sich spontan vor der Wand und diskutiert Probleme und Lösungen in dem Moment, wo sie anstehen. Ich kenne ein relativ großes Team, das von der elektronischen Form schon bald wieder zu der „Papier-Form“ zurückgekehrt ist.
(nach: Julia Zirn / Swantje Allmers: Einfach. Machen. Micro Methods für das agile Projektsetup. OrganisationsEntwicklung 03/2018 S. 85)
