Wenn du nicht mehr weiter weißt …

INSPIRATION: Der uralte Witz um den berühmten Arbeitskreis. Gilt das heute noch? Die Rede ist von Arbeitsgruppen, die gebildet werden, um eine Lösung für ein Problem zu finden. Nach dem Motto: Im Moment haben wir keine Idee, dann setzen wir doch eine Arbeitsgruppe ein.

Leider machen viele dieser Arbeitsgruppen die Erfahrung, dass ihre Lösungen niemanden interessieren. Im besten Fall werden sie natürlich aufgegriffen, aber offenbar gibt es immer noch die Variante, dass längst eine Entscheidung getroffen wurde, aber das Management ja nicht über die Köpfe der Betroffenen hinweg agieren möchte. Also dient die Arbeitsgruppe dann nur noch dazu, die Entscheidung zu bestätigen. Tut sie das nicht, tritt der erwähnte Fall ein – dass ihr Ergebnis keine Rolle spielt. Frustrierend für alle Beteiligten.

Organisierte Heuchelei

Dazu eine Anekdote, die ich selbst erlebt habe. Ein Unternehmen hatte mich als Berater engagiert, um ein neues Konzept für die Personalentwicklung mit einer Arbeitsgruppe aus verschiedenen Bereichen zu entwickeln. Bzw. diesen Kreis zu moderieren mit dem genannten Ziel.

Die Diskussion verlief arg schleppend, die Motivation war gering. Als ich diesen Eindruck ansprach, wichen die Teilnehmer zunächst aus. Dann aber meinte jemand: „Die Sache ist die: Man munkelt, dass unser Geschäftsbereich mit zwei anderen zusammengelegt wird, und wir wissen, dass die Zentrale bereits ein PE-Konzept in der Schublade hat. Also wird das, was wir hier erarbeiten, nie in die Tat umgesetzt werden.“

Ich war verwirrt und fragte, warum dann überhaupt dieser Auftrag ergangen sei. Darauf zuckten die Teilnehmer mit den Schultern. Ihr Personalleiter wolle das so, er müsse wohl Engagement zeigen. Und dann trösteten sich alle mit der Aussage: „Na ja, vielleicht klappt das mit der Fusion ja nicht, dann haben wir zumindest einen Plan.“

So etwas nennt der Organisationstheoretiker Nils Brunsson eine „organisierte Heuchelei“ (Mehr Plan, weniger Blabla). Wie lässt sich das ändern?

Na ja, einmal durch die Teilnehmer an den Arbeitsgruppen selbst. Sie können den Auftrag hinterfragen. Auch dazu eine Anekdote aus meinem Konzernleben.

Auftrag klären

Der Auftrag an die Gruppe lautete: Wie kann man das Image von HR verbessern? Offenbar hatte das HR-Management mitbekommen, dass es darum nicht sonderlich gut bestellt war.

So saßen wir im ersten Meeting, und der Leiter der Arbeitsgruppe wollte mit einem Brainstorming beginnen. Da meldete sich eine Teilnehmerin und fragte: „Wie genau lautet denn unser Auftrag? Geht es darum, die Ursache für das schlechte Image zu analysieren und dann entsprechende Maßnahmen vorzuschlagen? Oder sollen wir eine Werbekampagne entwickeln, um unsere Arbeit in einem positiveren Licht erscheinen zu lassen?“

Der Leiter war irritiert und meinte, wir könnten ja beide Fragestellungen angehen. Der Widerstand der ganzen Gruppe verhinderte das, er wurde aufgefordert, den Auftrag mit genau dieser Fragestellung noch einmal zu klären, erst dann wären wir bereit, die Arbeit aufzunehmen.

Weiteres Vorgehen transparent machen

Viel besser wäre es natürlich, von vornherein genau festzulegen, was von einer Arbeitsgruppe erwartet wird. Vor allem aber: Es muss auch geklärt sein, was anschließend passiert. Wo und wann wird entschieden, was geschieht mit den Ergebnissen? Wer trifft diese Entscheidung? Und wer ist anschließend für die Umsetzung verantwortlich?

In dem Beitrag der Wirtschaftswoche (Mehr Plan, weniger Blabla) wird als positives Beispiel das Vorgehen bei der CHT-Group beschrieben. Die Arbeitskreise starteten mit der Frage, wie die Firma aussehen würde, wenn sie heute die Firma neu gründen würden. Es war von vornherein geklärt, wo die Ergebnisse zusammengeführt, die Entscheidungen getroffen und wie die Rückmeldungen in die Arbeitsgruppen erfolgen würden. Mit Erfolg.

Kann man natürlich nur machen, wenn man ernsthaft an den Ergebnissen interessiert ist. Sonst müsste es ja heißen: „Wir werden eure Ergebnisse mit unseren bereits getroffenen Entscheidungen vergleichen und hoffen, dass sie übereinstimmen. Falls nicht, werden wir folgendermaßen vorgehen …“ Dann würde aber kein Arbeitskreis die Arbeit aufnehmen.

Sie möchten wissen, wie die beiden Geschichten von oben ausgingen? Der erste Kreis entwickelte ein PE-Konzept (das ziemlich fortschrittlich war), lieferte wie versprochen und hörte nie wieder was davon. Es kam so, wie von den Teilnehmenden vorhergesagt.

Im zweiten Fall trug der Leiter der Arbeitsgruppe dem HR-Management das Anliegen der Gruppe vor, danach wurde der Kreis nie wieder einberufen. Das war für mich der effizienteste Arbeitskreis meiner Berufslaufbahn.